Jak fungují automatické rezervace zboží

Než začnete

• Přihlaste se jako správce nebo manažer skladu.
• Vězte, že rezervace jsou automatický mechanismus — tento článek vysvětluje, jak fungují a kdy je nutné zasáhnout ručně.

Co jsou automatické rezervace a jak fungují

Rezervace je systémový mechanismus, který blokuje zásoby pro konkrétní objednávku. Cílem je zabránit tomu, aby bylo stejné zboží expedováno pro dvě objednávky najednou.

Jak to funguje v praxi:

• Zákazník vytvoří objednávku na e-shopu — objednávka přijde do Depota ve stavu Přijaté.
• Depoto okamžitě rezervuje zásoby (sloupec Rezervace na kartě produktu se zvýší o počet kusů z objednávky).
• Dostupné = Skladem − Rezervace (tak jsou sloupce pojmenované na kartě produktu). Dostupné kusy lze použít pro nové objednávky. Rezervované kusy jsou „obsazeny“ a e-shop je zobrazuje jako nedostupné (synchronizace zásoby).
• Při zabalení (stav Zabaleno) se zásoby fyzicky odečtou (skutečný výdej) a rezervace se zruší.

Příklad: Na skladu je 10 kusů produktu. Přijdou 3 objednávky po 3 kusech. Rezervováno: 9 kusů. Volné: 1 kus. Čtvrtá objednávka na 3 kusy by zákazníkovi na e-shopu ukázala „Nedostupné“ (zásoby nestačí).

Kdo dostane zboží jako první

Když zboží nestačí na všechny objednávky, Depoto rezervuje v tomto pořadí: nejdřív objednávky s vyšší prioritou, potom ty s dřívějším datem expedice, potom starší objednávky. Pořadí se přepočítá samo po naskladnění i po změně priority objednávky.

Kdy rezervace vzniká a kdy zaniká

• Vzniká: při přijetí objednávky z e-shopu nebo při ručním vytvoření objednávky v Depotu.
• Zaniká: při zabalení objednávky, tedy přechodem do stavu Zabaleno (rezervace se změní na výdejku a zásoba se odečte), při stornování objednávky (zásoby se uvolní), nebo při ručním uvolnění rezervace správcem.

Problémy s rezervacemi — jak je rozpoznat a řešit

Zásoby jsou rezervovány, ale objednávka je vyřízena (zaseknutá rezervace)

Nejčastější problém: zásoby jsou rezervovány pro objednávku, která je ve stavu Doručeno nebo Zrušeno, ale rezervace nebyla uvolněna. Symptom: Volné zásoby jsou nízké nebo záporné, přestože fyzický stav je dobrý.

1. Otevřete seznam Objednávky a do filtru Položka zadejte daný produkt.
2. Filtrem Procesní stav si vyberte stavy, které už zásobu držet nemají — typicky Doručeno a Zrušeno.
3. Výsledek ukáže objednávky, které produkt obsahují a jsou v těchto stavech. To jsou kandidáti na zaseknutou rezervaci.
4. Na kartě produktu pak v části se skladovými zásobami použijte tlačítko Aktualizovat skladové zásoby — Depoto zásoby a rezervace přepočítá.
5. Pokud je objednávka stále ve stavu Rezervace, má v detailu dvě tlačítka. Stornovat rezervaci převede rezervaci do stavu stornováno, zásobu uvolní a objednávka zůstane v historii. Smazat rezervaci objednávku odstraní i s jejím číslem a v seznamu objednávek už ji nenajdete. Pokud objednávku potřebujete zachovat (reklamace, evidence), použijte Stornovat rezervaci.
6. Když ani přepočet nepomůže, obraťte se na podporu — rezervaci nelze u již vyexpedované objednávky uvolnit ručně z aplikace.

Detailní diagnostika viz Zaseknutá rezervace u vyexpedované objednávky.

Zásoby se nevykryjí — objednávka čeká na naskladnění

Objednávka je přijata, ale zásoby nestačí — systém vytvořil rezervaci na více kusů, než kolik je Volných. V Depotu to poznáte v seznamu Objednávky: zapněte si sloupec Nedostupné kusy nebo použijte filtr Obsahuje dostupné produkty; v detailu objednávky je u položky uveden počet nedostupných kusů.

• Doplňte zásoby (příjem z nákupní objednávky nebo rychlé naskladnění).
• Po naskladnění systém automaticky přiřadí volné zásoby k čekající rezervaci.
• Nebo objednávku stornujte a zákazníka informujte o nedostupnosti.

Jak sledovat rezervace pro konkrétní produkt

1. Na kartě produktu v části se skladovými zásobami uvidíte, kolik kusů je rezervovaných — celkem i po jednotlivých skladech.
2. Které objednávky zásobu drží, zjistíte v seznamu Objednávky: do filtru Položka zadejte produkt.
3. Filtrem Procesní stav si výsledek zúžíte podle fáze zpracování.
4. Kliknutím na objednávku přejdete do jejího detailu.

Výsledek

Správně fungující rezervace: Volné zásoby odpovídají fyzicky dostupnému zboží minus aktivní nevyřízené objednávky. E-shop zobrazuje přesné zásoby. Žádná objednávka není vyřízena a zároveň má stále aktivní rezervaci. Při nesrovnalostech proveďte diagnostiku rezervací a ručně uvolněte zaseknuté zásoby.

Související články

• Zaseknutá rezervace u vyexpedované objednávky
• Když nesedí skladová zásoba (rezervace, špatný sklad)
• Sklad: časté problémy a jejich řešení
• Zásoby a jejich neslučování
• Inventura skladu krok za krokem