Chyba vyskladnění: co znamená a jak objednávku vrátit do expedice

Než začnete

Stav Chyba vyskladnění je procesní stav, do kterého skladník nebo balič přepne objednávku, když ji nemůže dokončit: chybí zboží, zboží je poškozené, chybí doručovací adresa nebo pobočka dopravce zásilku nepřijímá. Objednávka tím vypadne z běžného toku expedice a čeká, až problém někdo vyřeší a vrátí ji zpět.

Článek popisuje celý postup: jak chyba vzniká v Expediční aplikaci a na terminálu, kde objednávky v chybě najdete a jak je v klientské aplikaci správně vrátit do expedice. Přehled všech procesních stavů najdete v článku Procesní stavy objednávky a co znamenají.

Nejdůležitější pravidlo hned na začátku: po kliknutí na Vrátit do expedice musíte uložit celou objednávku tlačítkem Uložit v záhlaví detailu. Tlačítko Uložit v okně s poznámkou vrácení samo neuloží.

Jak chyba vzniká

Chybu nahlašuje ten, kdo s objednávkou fyzicky pracuje, tedy skladník na terminálu nebo balič v Expediční aplikaci. Objednávka přejde do stavu Chyba vyskladnění ihned po potvrzení a k chybě se uloží poznámka s důvodem.

V Expediční aplikaci

1. Otevřete detail objednávky.
2. V patičce klikněte na červené tlačítko Nahlásit chybu.
3. Otevře se okno Upravit chybovou poznámku. Do pole Poznámka napište, co je špatně. Můžete také vybrat hotový důvod z nabídky Předpřipravené: Chybí doručovací adresa, Chybí číslo pobočky, Chybí zboží, Pobočka nepřijímá.
4. Pokud aplikace právě zobrazuje chybové hlášení (například od dopravce), najdete ho v okně pod nadpisem Aktuální chybová hlášení. Kliknutím na hlášení jeho text převezmete do poznámky, nemusíte ho přepisovat.
5. Potvrďte tlačítkem Nahlásit chybu. Objednávka přejde do stavu Chyba vyskladnění a aplikace se vrátí na seznam objednávek.

Na terminálu

1. V detailu vychystávané objednávky (Single picking) klepněte na tlačítko + vlevo dole.
2. V nabídce zvolte Nahlásit chybu.
3. Napište popis chyby. Bez popisu tlačítko Potvrdit nejde stisknout.
4. Klepněte na Potvrdit. Objednávka přejde do stavu Chyba vyskladnění.

Postup vychystávání na terminálu popisuje článek Pikování objednávek na terminálu: přehled a Single picking.

Kde objednávky v chybě najdete

• Expediční aplikace: v levém menu sekce Chyba vyskladnění.
• Klientská aplikace: Objednávky, ve filtru Procesní stav zvolte Chyba vyskladnění.

V detailu objednávky v klientské aplikaci vidíte v řádku Procesní stav červený štítek Chyba vyskladnění a pod ním poznámku, kterou k chybě zapsal skladník nebo balič. Tlačítko s ikonou hodin vedle štítku otevře historii procesních stavů: kdy se stav změnil (Vytvořeno), kdo ho změnil (Vytvořil), na jaký stav a s jakou poznámkou.

Jak objednávku vrátit do expedice

Přímo v Expediční aplikaci. Otevřete objednávku v menu Chyba vyskladnění. Místo tlačítka posunu je tam tlačítko Vrátit do stavu: … s názvem stavu, ve kterém objednávka byla před chybou (například Vyskladnění). Kliknutím ji tam vrátíte. Ukládat nic dalšího nemusíte.

V klientské aplikaci použijte tento postup, když potřebujete zároveň upravit údaje objednávky:

1. Otevřete detail objednávky a přečtěte si poznámku k chybě, případně historii stavů. Zjistíte z nich, kdo chybu nahlásil a proč.
2. Odstraňte příčinu. Doplňte adresu nebo pobočku, naskladněte chybějící zboží, upravte položky nebo dopravce, podle toho, co chybu způsobilo.
3. V řádku Procesní stav klikněte na Vrátit do expedice.
4. Otevře se okno Přenastavit stav. Do pole Poznámka napište, co jste opravili, a klikněte na Uložit. Štítek se přepne na stav, ve kterém objednávka byla před chybou. V tuto chvíli ale ještě nic uloženo není.
5. Klikněte na Uložit v záhlaví detailu objednávky. Teprve tím se vrácení zapíše. Aplikace potvrdí uložení hláškou Objednávka byla upravena.
6. Pro kontrolu otevřete historii stavů (ikona hodin). Poslední záznam musí ukazovat nový stav, vaše jméno a vaši poznámku.

Pokud v kroku 2 upravujete údaje objednávky a v kroku 3 ji vracíte do expedice, jedno uložení v kroku 5 zapíše obojí najednou.

Na jaký stav se objednávka vrátí

Objednávka se vrátí na poslední procesní stav před chybou. Pokud balič nahlásil chybu ve stavu Balení, objednávka se vrátí do Balení. Pokud skladník nahlásil chybu při vychystávání, vrátí se do Vyskladnění. Když objednávka před chybou žádný procesní stav neměla, vrátí se do stavu Přijaté.

Po uložení se objednávka znovu objeví v sekci Expediční aplikace, která tomuto stavu odpovídá.

Pozor: uložení poznámky vrácení neuloží

Tlačítko Uložit v okně Přenastavit stav vrácení jen připraví. Změnu zapíše až Uložit celé objednávky. Když po uložení poznámky z detailu odejdete nebo stránku obnovíte, vrácení se zahodí a objednávka zůstane v Chybě vyskladnění.

Objednávku mohou uložit uživatelé s oprávněním upravovat objednávky. Pokud tlačítko Uložit v záhlaví nevidíte, požádejte o vrácení kolegu s tímto oprávněním nebo administrátora.

Jak s chybou pracovat správně

• Při nahlášení pište konkrétně. Kancelář vidí jen vaši poznámku. „Chybí 2 ks, pozice A-03 prázdná“ ušetří dohledávání, samotné „chyba“ ne.
• Nepřeskakujte problém potichu. Když zboží chybí nebo je poškozené, nahlaste chybu. Objednávka tak nezůstane napůl vychystaná bez vysvětlení.
• Chyby kontrolujte pravidelně. Objednávka v Chybě vyskladnění čeká, dokud ji někdo nevrátí do expedice. Nejrychleji ji najdete v sekci Chyba vyskladnění v Expediční aplikaci nebo filtrem v klientské aplikaci.
• Nejdřív opravte, pak vracejte. Vrácená objednávka jde zpět ke skladu. Pokud příčina trvá, skončí v chybě znovu.
• Když oprava potřebuje údaje od zákazníka (adresu, jinou pobočku, souhlas s náhradou zboží), vraťte objednávku do expedice až po jejich doplnění.
• Do poznámky při vracení napište, co jste opravili. Historie stavů pak ukazuje celý příběh objednávky: kdo chybu nahlásil, proč, kdo ji vyřešil a jak.
• Vždy ukládejte celou objednávku. Uložení poznámky nestačí.

Časté otázky

Klikl jsem na Vrátit do expedice a Uložit, ale objednávka je pořád v chybě. Proč?
Uložili jste jen okno s poznámkou. Vraťte se do detailu, zopakujte Vrátit do expedice a potom uložte celou objednávku tlačítkem Uložit v záhlaví detailu.

Kam se objednávka po vrácení posune?
Na poslední procesní stav, který měla před chybou. Pokud žádný neměla, do stavu Přijaté.

Kde zjistím, kdo chybu nahlásil a proč?
V detailu objednávky v klientské aplikaci: poznámka je pod štítkem Chyba vyskladnění a úplný přehled otevřete ikonou hodin vedle štítku.

Musím při nahlášení chyby vyplnit poznámku?
Na terminálu ano, bez popisu chybu nejde potvrdit. V Expediční aplikaci poznámku vyplňte také, jinak kancelář nebude vědět, co řešit.

Související články

• Procesní stavy objednávky a co znamenají
• Procesní stavy expedice a co znamenají
• Pikování objednávek na terminálu: přehled a Single picking
• Časté chyby a hlášky na terminálu: co dělat
• Průvodce: Expedice objednávky od pickingu po dopravce
• Jak zobrazit detail a upravit stávající objednávku