Import objednávek z Excelu

Než začnete

• Přihlaste se do Depota jako správce nebo operátor s oprávněním importu.
• Mějte připravený Excel soubor s objednávkami ve formátu Depoto (stáhněte šablonu z Depota).

Pro hromadný import objednávek z Excelu je k dispozici oficiální šablona „depoto orders“. V šabloně jsou povinná pole tučně – bez nich nelze objednávku bezchybně importovat.

Šablonu si stáhnete zde: depoto-orders.tpl.xlsx.

Povinná pole

• Číslo objednávky – v Depotu může být skutečně pouze číslo, proto nepoužívejte písmena ani speciální znaky. Pokud má objednávka více položek, uveďte stejné číslo objednávky u všech řádků a systém položky sloučí do jedné objednávky.
• EAN produktu – ideální identifikátor pro párování produktu. Má-li soubor sloupec EAN, hledá se podle něj u všech řádků; pokud ho nemá, vyplňte u všech řádků Kód produktu (SKU).
• Množství.
• Jméno, Příjmení, Ulice, Město, PSČ – kompletní adresa příjemce. Import adresu nekontroluje, ale bez ní nelze vytvořit expediční štítek, proto ji doporučujeme vyplnit vždy. Závazně se při importu kontroluje jen číslo objednávky a platný typ platby.
• Země – dvojmístný kód země podle ISO 3166-1 alpha-2 (např. CZ, SK, DE).
• Telefon.
• E-mail.
• Platba – typ – konstanta typu platby:
  • cash = Hotově,
  • cash_on_delivery = Dobírka,
  • bank_account = Bankovní převod,
  • card = Platba kartou.
  Připravujeme možnost zapsat ID platby přesně tak, jak ji máte v Nastavení → Platební metody.
• Dopravce – ID (konstanta) dopravce dle seznamu dopravců. Připravujeme možnost zapsat ID dopravy tak, jak ji máte v Nastavení → Dopravci.

Důležité: párování na produktové karty

Produkt se hledá podle jednoho údaje pro celý soubor: podle EAN, pokud je sloupec EAN přiřazen, jinak podle kódu produktu (SKU), jinak podle názvu. Řádek, u kterého se produkt podle EAN nenajde, se podle kódu už nehledá. Pokud máte po importu objednávky názvy produktů jako prostý text bez prokliku (tzn. černé a ne modré), je to tím, že se nespárovaly na produktové karty.

Černé položky jsou „volné“ – bez vazby na produkt a tím i bez vazby na skladovou zásobu. Tzn. nevytváří se rezervace a po expedici nedojde k odpisu skladových zásob.

Kdy chtít volné položky

Volné položky se používají primárně na účtování:

• dopravy,
• dobírky,
• servisních úkonů,
• obecně všeho, kde nechcete vazbu na skladovou položku.

Tipy

• Před prvním importem si zkuste dávku 2–3 testovacích objednávek a zkontrolujte v detailu, že produkty jsou modře (spárované).
• Pokud chcete použít volné položky vědomě (např. balné), nechte EAN i SKU prázdné – Depoto je nespáruje a uloží je jako text.
• Pro samotný proces importu v UI viz návod Import objednávek ze souboru.

Související články

• Jak fungují automatické rezervace zboží
• Procesní stavy objednávky a co znamenají
• Vytvoření objednávky krok za krokem
• Jak zobrazit detail a upravit stávající objednávku
• Import nákupních objednávek z Excelu
• Importy a exporty v Depotu: přehled