Vytvoření objednávky krok za krokem

Než začnete

• Přihlaste se do Depota jako operátor nebo správce s přístupem k objednávkám.
• Zákazník musí existovat v systému (nebo vytvořte nového v průběhu).

Vytvoření nové objednávky v Depotu probíhá v několika krocích. Tento návod vás provede celým procesem od výběru zákazníka až po uložení – po něm pokračujete v návodu Detail a úprava objednávky.

Krok 1: Zákazník

V prvním kroku vytváření objednávky můžete (ale nemusíte) přidat zákaznický účet. Vazba na zákazníka není nutná.

• Zákazníka můžete v levé části vyhledat, případně vytvořit nového.
• Pokud kliknete na „Pokračovat bez zákazníka“, máte v dalším kroku prázdný formulář na fakturační a dodací adresu.
• Pokud vyberete existujícího zákazníka, máte v dalším kroku k dispozici seznam jeho adres, ze kterých můžete vybírat.

Více o výhodách propojení se zákaznickým účtem (ceny, slevy, historie) najdete v článku Zákazníci: přehled.

Krok 2: Adresy

V tomto kroku vyplňte fakturační adresu. Pokud je adresa pro doručení rozdílná, můžete zadat i doručovací adresu. U přiřazeného zákazníka, který má více doručovacích adres, ji vyberete ze seznamu.

Pro další krok klikněte na „Pokračovat“.

Krok 3: Pokladna, doprava, platba, měna

Vyberete:

• Pokladnu (tj. prodejní místo),
• Způsob dopravy,
• Způsob platby,
• Měnu objednávky.

Po výběru se aktivuje tlačítko „Pokračovat“.

Krok 4: Položky objednávky

Nyní jste v samotném pohledu prázdné objednávky. V hlavní části máte tři tlačítka:

• Přidat produkt – vloží do objednávky produkty ze skladů přiřazených vybrané pokladně. V dialogu produktů můžete vyhledávat nebo filtrovat podle dostupností či kategorií. Pokud má produkt nastavená Balené (kartony, multipacky, palety), lze přidávat po ucelených baleních – zrychluje to práci obchodním zástupcům i skladníkům při pickování / expedici. Po výběru produktů okno zavřete křížkem.
• Přidat volnou položku – pro prodej služeb i zboží mimo skladovou evidenci. Volná položka může být servisní úkon, doprava, dobírka, poplatek za platbu, balné apod. Cokoliv, co není skladově evidované.
• Sleva – přidání procentuální slevy. Pozor: používejte ho až na úplný závěr. Sleva nedává slevu na celou objednávku, ale přidává slevu na již vložené položky. Pokud po přidání slevy vložíte další produkty, slevu už neobsahují.

Platby

Tlačítkem „Přidat“ v sekci platby můžete vložit další platbu – například při kombinaci, kdy zákazník zaplatí část v hotovosti a část kartou.

Příznak „Zaplaceno“ slouží pro evidenci platby a řídí se jím změna procesního stavu. Tento příznak se zadává na platebních metodách, více v článku Platební metody a dobírka.

Tagy, reference, měna

• Tagy – objednávku je možné označit tagy. Není to nezbytné, slouží k lepšímu filtrování objednávek ve specifických instalacích.
• Reference – v sekci „Informace“ můžete doplnit číslo objednávky zákazníka nebo jiný identifikátor.
• Měna – pokud měnu měníte, je nutné změnu potvrdit tlačítkem vedle pole měny.

Expedice

• Datum expedice – nemusíte zadávat, automaticky se nastaví na „dnes“. Ruční změna slouží především pro odloženou expedici – například zákazník chce zboží odeslat až za týden, protože je nyní na dovolené.
• Priorita – umí předběhnout pořadí rezervací i expedice přes Depoto mobilní terminál a Depoto expedici. Pokud si nejste jisti důsledky, prioritu neměňte a nechte ji na „Normální“.

Pravá strana – zákazník, poznámky, soubory

V pravé části okna je informace o zákazníkovi (pokud jste ho v prvním kroku vybrali), resp. jeho fakturační a dodací adresa pro tuto objednávku.

• Pokud máte vybraného zákazníka, je zde tlačítko „Přepočítat“ pro přepočet cen dle cenové skupiny vybraného zákazníka.
• Poznámka – propisuje se na některé typy dopravních štítků a do PDF exportů.
• Interní poznámka – zpravidla se nikam nepropisuje, slouží jen vám.
• Soubory – k objednávce lze přidat libovolné přílohy (sken dokumentu, foto reklamace).

Uložení

Pokud máte vše připravené, potvrďte objednávku tlačítkem „Uložit“ vpravo nahoře. Pokračování návodu najdete v Detail a úprava objednávky.

Tipy

• Pro B2B objednávky vždy vybírejte konkrétního zákazníka – Depoto pak automaticky aplikuje cenovou skupinu a slevy.
• Slevu nasazujte úplně na konec, jinak ji budete muset opakovaně přepočítávat při každém přidání položky.
• Volné položky bez vazby na sklad jsou poznat – jejich název je v detailu černý (ne modrý), nevytvářejí rezervaci.
• Pokud zákazník objednává různé měny / produkty z různých skladů, založte mu radši dvě objednávky – jednodušší expedice i účetnictví.

Související články

• Jak fungují automatické rezervace zboží
• Procesní stavy objednávky a co znamenají
• Hromadný import objednávek ze souboru
• Import objednávek z Excelu