Jak zobrazit detail a upravit stávající objednávku

Než začnete

• Přihlaste se do Depota jako správce nebo uživatel s oprávněním ke správě objednávek.

Tento návod navazuje na Vytvoření nové objednávky, kde najdete informace o všech základních polích objednávky. V detailu existující objednávky přibývá několik sekcí a polí navíc – zde se dozvíte, k čemu slouží a jak je používat.

Pohyby na skladech

První přidanou sekcí jsou „Pohyby na skladech“. Vidíte v ní jednotlivé pohyby, které objednávka v systému vytvořila. Nejprve je to rezervace, která se při zabalení objednávky (stav Zabaleno) nebo tlačítkem Vyskladnit a vystavit doklad změní na výdejku (resp. příjemku, pokud by objednávka měla nějaké kusy v záporném množství).

Příjem může následovat i v případě vratek – více o vratkách najdete v návodu Jak zpracovat vrácené zboží (vrátky).

Vyčíslení DPH

Sekce „Vyčíslení DPH“ je informativní – zobrazuje rozpis DPH na základě vložených položek.

Expedice a procesní stav

V sekci „Expedice“ přibývá nové pole „Procesní stav“. Procesní stav je průběh objednávky od jejího přijetí až po doručení. Stavům a jejich automatickému posunu se věnuje samostatný návod Procesní stavy objednávek.

Pokud kliknete na ikonu hodin u procesního stavu, otevře se okno s historií – kdy a kdo přesunul objednávku do jakého stavu. Stavy s poznámkou „auto“ jsou automatické na základě nastavení pokladny.

Úprava položek objednávky

Položkám můžete měnit počet kusů, můžete je mazat a upravovat. V úpravě měníte jednotlivé údaje – nejčastěji ji využijete pro:

• změnu ceny za položku konkrétnímu zákazníkovi,
• změnu sazby DPH,
• přidání slevy na konkrétní položku,
• přidání poznámky na konkrétní položku.

Úprava položek k expedici

Zatímco položky objednávky reprezentují objednané položky, tak položky k expedici říkají, které konkrétní zásoby se mají do objednávky použít. V této záložce se tedy dozvíte, z jakého skladu, z jaké pozice, v jakém počtu a případně v jaké expiraci a šarži máte položku nachystat.

Zásobu Depoto určuje vnitřními mechanismy založenými primárně na FEFO (First Expired, First Out), FIFO (First In, First Out) a prioritě pozic. Můžete ji ale ručně změnit – buď celkově, nebo rozdělit do více různých zásob.

Pokud zaškrtnete políčko „Uzamčeno“, Depoto bude ignorovat možnou změnu zásoby vzhledem k přepočtům a mechanismu vyskladnění – vámi zvolená zásoba zůstane fixovaná.

Důležitá poznámka: úprava zásoby půjde uložit jen tehdy, pokud se součet jednotlivých zásob rovná původnímu celkovému součtu položky.

Přesun položek do nové objednávky

Pokud chcete objednávku vyřídit a nemáte některé zboží skladem, nebo z jiného důvodu rozdělit objednávky, označte požadované položky a použijte možnost pro přesun nebo kopírování vybraných položek.

V novém okně si pak vyberete, zda chcete:

• položky přesunout nebo kopírovat,
• do nové objednávky nebo do již existující.

Tato funkce v určité míře funguje i jako sloučení objednávek – přesunete vše z jedné do druhé a prázdnou objednávku následně smažete.

Nová objednávka vzniklá kopírováním má od verze 2.5.35 vlastní fakturační a doručovací adresu; úprava adresy v kopii už původní objednávku nemění. Ze stornované objednávky lze položky jen kopírovat, ne přesouvat.

Tisk

Akční tlačítka

• Stornovat rezervaci – u objednávky ve stavu Rezervace ji převede do stavu stornováno a uvolní zarezervované kusy; objednávka zůstane v historii, ale je jen ke čtení (formulář, položky, ceny, zákazník, platby, štítky i soubory jsou zamčené; zůstává tisk a stažení). Smazat rezervaci – objednávku odstraní i s jejím číslem. Viz Procesní stavy objednávek .
• Uložit – uložení všech změn, které na objednávce uděláte.
• Vyskladnit a vystavit doklad – vystavení faktury, odečtení zboží ve skladu a vystavení výdejky. Pozor: používejte pouze pokud chcete něco vyfakturovat bez kroku expedice. Pokud používáte expediční aplikaci, fakturu a výdejku vytváří automaticky v momentě zabalení objednávky.

Doklad a Opravný daňový doklad

Pokud máte objednávku už ve stavu Doklad nebo Opravný daňový doklad:

• položky nelze přesouvat – pouze kopírovat do nové či existující objednávky,
• na vybrané položky lze vystavit Opravný daňový doklad (viz Vytváření opravného daňového dokladu),
• můžete si stáhnout fakturu (Faktura A4),
• v sekci „Informace“ najdete navíc datum vystavení dokladu, datum DUZP a datum splatnosti.

Tipy

• Pro nahlédnutí, kde se objednávka aktuálně fyzicky nachází, kombinujte „Procesní stav“ + sekci „Pohyby na skladech“.
• Když potřebujete vyřešit nedostatek zboží, použijte přesun části položek do nové objednávky – původní můžete vystavit a expedovat hned, novou počkáte na doplnění.
• Před stiskem „Vyskladnit a vystavit doklad“ si vždy ověřte, že objednávka opravdu nepojede přes expediční aplikaci – jinak vznikne duplicitní výdejka.

Související články

• Jak fungují automatické rezervace zboží
• Hromadný import objednávek ze souboru
• Import objednávek z Excelu
• Objednávky se nepřenášejí nebo mají špatný stav