Inventura skladu krok za krokem

Než začnete

• Přihlaste se do Depota jako správce nebo skladník s oprávněním k inventuře.
• Upozorněte kolegy, že inventura bude probíhat — příjem a výdej zboží ji může ovlivnit.

Inventura v Depotu slouží k narovnání skutečného stavu skladu s evidencí. Provádět ji můžete dvěma způsoby: na počítači přes Excel (pro menší sklady nebo dílčí korekce), nebo přímo v terénu pomocí čtečky / PDA (pro větší sklady a komfortnější práci).

Vytvoření nové inventury

V seznamu inventur si pomocí tlačítka „Vytvořit“ vygenerujete novou inventuru konkrétního skladu. Při vytváření zadejte:

• Datum stavu: podle něj se do inventarizačního listu vypíše sloupec „Kusů dle evidence“, tedy zásoba k tomuto datu,
• Sklady – jeden či více skladů,
• Dodavatelé – nemusíte zadávat, pokud děláte inventuru celého skladu,
• Značky – nemusíte zadávat, pokud děláte inventuru celého skladu.

Po založení se vygeneruje inventarizační list (v detailu je do té doby nápis Vytváří se …) a máte dvě možnosti, jak inventuru provést.

Inventura na počítači (Excel)

Inventura v Excelu je určena pro malé sklady nebo pro narovnání menších nesrovnalostí. U velkých skladů nebude komfortní – tam použijte spíš inventuru přes čtečku.

1. Otevřete si danou inventuru.
2. Stáhněte si Inventarizační list a vyplňte sloupec „Kusů ve skutečnosti“.
3. Nepřidávejte řádky ani nijak neměňte sloupce Excelu. Vkládejte vše formou hodnoty, nikoliv vzorce – import jinak skončí chybou.
4. Výsledný Excel nahrajte zpět do pole „Nahrát ke zpracování“.
5. Inventuru můžete schválit. Tím se uzavře a v případě přebytků / manka vzniknou automaticky pohyby na skladě (výdejka / příjemka) s poznámkou „Inventura“.
6. Pokud inventuru z jakéhokoli důvodu nechcete dokončit, můžete ji odmítnout a tím ukončit – žádné pohyby nevzniknou.

Jak se vyplněný list vyhodnotí

• Prázdná buňka ve sloupci „Kusů ve skutečnosti“ znamená, že řádek nebyl počítán. Jeho zásoba se nezmění. Díky tomu můžete inventuru dělat po částech.
• Nula zapsaná do buňky znamená, že zboží na skladě není, a inventura ho vyskladní.
• Rozdíl se při schválení počítá proti zásobě v okamžiku schválení, ne proti datu stavu. Mezi sčítáním a schválením proto se zbožím v inventuře nehýbejte (nepřijímejte, nevydávejte, nebalte). Jinak se pohyb promítne do vyrovnání podruhé.
• Zboží, které v listu není (mělo nulovou zásobu), inventurou nepřidáte. Naskladněte ho příjemkou.
• Po schválení vznikne skladová příjemka pro přebytky a skladová výdejka pro manka, obě s poznámkou „Inventura: název“.

Inventura pomocí čtečky (PDA / skener)

Inventura na čtečce je určena pro větší sklady a pro každého, kdo chce mít komfortnější práci při inventuře. Skladník chodí po skladu a fyzicky skenuje zboží, místo aby data zapisoval do Excelu.

Po vytvoření inventury na PC (resp. přes webové rozhraní Depoto) se aktivuje možnost inventury i v mobilní aplikaci na PDA. Detailní postup najdete v samostatném návodu Inventura přes mobilní aplikaci.

Po dokončení inventury s napípanými kusy přes mobilní aplikaci jděte na PC do příslušné otevřené inventury, otevřete ji a u excelového souboru klikněte na „refresh ikonu“. Tím aktualizujete excel, který když si stáhnete bude mít doplněné kusy přes PDA. Ty na počítači zkontrolujte a výsledný excel nahrajte do inventury a pokračujte viz návod k Excelu výše.

Stavy inventury Inventura má v detailu tři stavy: bez rozhodnutí (nabízí tlačítka Schválit a Odmítnout; v této fázi můžete nahrávat list a sčítat na terminálu), Schváleno (vznikly korekční pohyby, inventuru už nelze měnit) a Odmítnuto (ukončena bez vlivu na zásoby). Seznam inventur stav nezobrazuje; otevřete detail.

Tipy

• Před zahájením inventury dokončete probíhající příjmy a výdeje. Pohyby vzniklé v průběhu inventury můžou způsobit nesrovnalosti.
• Pro čistou roční inventuru nejdřív založte a uzavřete všechny otevřené nákupní objednávky / dodací listy.
• Po schválení inventury si v Pohybech na skladech zadáním „Inventura“ (nebo názvu inventury) do pole Fulltext dohledáte všechny korekční pohyby; Fulltext prohledává i poznámku pohybu.
• Pro tiskovou sestavu hodnoty skladu k inventurnímu datu použijte Skladový list (hodnota skladu).
• Inventuru schvalujte co nejdřív po sečtení. Čím víc pohybů proběhne mezi sčítáním a schválením, tím víc se rozdíl odchýlí od toho, co vidíte ve sloupci Rozdíl v listu.

Související články

• Jak funguje slučování a neslučování zásob
• Jak číst statistiky prodejů
• Nastavení skladových pozic
• Nastavení etiket pro tisk štítků
• Sklad: časté problémy a jejich řešení
• Inventura: co dělat s rozdíly mezi systémem a realitou