Duplicitní nebo nenavazující čísla dokladů: jak nastavit číselné řady pokladen

Některým klientům se stalo, že dva různé doklady dostaly stejné číslo, nebo že faktura dostala číslo, které nenavazuje na jejich řadu. Článek vysvětluje, odkud Depoto čísla dokladů bere a jak řady nastavit, aby se to neopakovalo.

Odkud se číslo dokladu bere

• Číslo dokladu přiděluje Depoto z číselné řady pokladny, ke které objednávka patří. Každá pokladna má vlastní řadu.
• Depoto mezi pokladnami číslování nesjednocuje a nehlídá, jestli se řady nepřekrývají. Když máte dvě pokladny (například jednu pro e-shop a jednu pro kamennou prodejnu) a obě začínají od podobného čísla, dostanou časem doklady z obou pokladen stejná čísla.
• Číslo je prosté pořadové číslo. Rok ani předponu Depoto do řady nevkládá, rozsahy proto oddělíte jen volbou počátečních čísel.
• Od konce září 2026 Depoto přiděluje čísla tak, že dva doklady téže pokladny nedostanou stejné číslo ani při současném vystavení.

Jak nastavit oddělené řady

1. V levém menu otevřete Nastavení → Pokladny a klikněte na pokladnu, které se to týká.
2. Najděte pole Následující číslo dokladu. U existující pokladny je pole zamčené, odemkne ho přepínač vedle pole.
3. Zadejte číslo, od kterého má pokladna pokračovat, a pokladnu uložte. Pokud přepínač necháte vypnutý, hodnota se neuloží.
4. Stejně postupujte u ostatních pokladen. Počáteční čísla volte tak daleko od sebe, aby se řady nemohly potkat (například jedna pokladna od 100000, druhá od 500000).

Pole Následující číslo rezervace se nastavuje stejně.

Pokud Pokladny v menu nevidíte nebo pole nejde odemknout, nemáte oprávnění ke správě pokladen. Požádejte správce vašeho účtu.

Řadu lze jen zvýšit

• Zadáte-li číslo vyšší, než je aktuální následující číslo, řada pokračuje od něj.
• Zadáte-li číslo stejné nebo nižší, Depoto ho bez upozornění ignoruje a řada pokračuje beze změny. Chrání to před tím, aby se řada vrátila a doklady dostaly už použitá čísla.
• Snížení nebo restart řady (například od 1 s novým rokem) v aplikaci nastavit nejde.

Průběžná kontrola

Mezery a duplicity v řadě nejsnáz uvidíte v exportu vydaných faktur, viz Export vydaných faktur za období.

Nastavení řady platí jen pro nová čísla. Doklady, které už číslo mají, se změnou řady nezmění. Dotčené doklady nemažte, v řadě by tím vznikla další mezera.

Časté otázky

Zadal jsem nižší číslo, uložil a nic se nezměnilo.
To je v pořádku, nižší číslo se ignoruje. Řadu lze v aplikaci jen zvýšit.

Faktura z e-shopu a doklad z prodejny mají stejné číslo.
Každý vznikl na jiné pokladně a jejich řady se překrývají. Nastavte pokladnám vzdálené rozsahy podle postupu výše.

Související články

• Číslování dokladů: číselné řady faktur, dokladů a objednávek
• Velkoobchodní fakturace: samostatná pokladna a číselné řady
• Faktury: časté potíže (doprava a čísla dokladů)
• Pokladna: kompletní rozcestník