Stav pokladny: otevřít, zavřít, více počítačů

Pro koho: pokladní a správce. Pokladna v Depotu je buď otevřená (běží směna, lze prodávat), nebo uzavřená (směna skončila uzávěrkou). Tento článek popisuje, co stav znamená, jak pokladnu otevřít a zavřít a co se děje, když u jedné pokladny pracuje více počítačů.

Než začnete

• Přihlaste se do pokladní aplikace (pokladna.depoto.cz).
• Má-li váš uživatel v administraci přiřazené konkrétní pokladny, uvidíte jen je; bez přiřazení vidíte všechny aktivní pokladny firmy.
• Uzavření pokladny s jiným stavem hotovosti, než jaký eviduje systém, vyžaduje oprávnění k vyrovnávacím operacím (správce nebo role pro vyrovnávací operace).

Co stav pokladny znamená

• Pokladna je otevřená, když má rozběhnutou směnu, tedy uzávěrku s datem otevření a bez data uzavření. Ve výběru pokladny je označená zeleně „Otevřená pokladna“.
• Pokladna je uzavřená, když poslední směna skončila uzávěrkou nebo ještě žádná nezačala. Ve výběru pokladny je označená červeně „Uzavřená pokladna“.
• Stav platí pro pokladnu jako celek, ne pro počítač: otevřel-li ji kolega na jiném počítači, je otevřená i pro vás.

Jak pokladnu otevřít

1. Ve výběru pokladny klikněte na dlaždici pokladny. Je-li pokladna otevřená, rovnou se vybere a otevře se prodejní obrazovka. Je-li uzavřená, zobrazí se obrazovka Uzavřená pokladna.
2. Zkontrolujte pole Aktuální stav kasy; je předvyplněné stavem hotovosti podle systému a při otevření ho nelze měnit. Případně doplňte Poznámku.
3. Klikněte na Otevřít pokladnu. Tlačítkem Změnit pokladnu se vrátíte do výběru.
4. Aplikace si před otevřením načte aktuální stav ze serveru. Pokud pokladnu mezitím otevřel kolega na jiném počítači, zobrazí „Pokladna … už je otevřená“, rovnou ji vybere a druhou směnu nezaloží. Rychlý dvojklik na tlačítko také nevytvoří dvě směny.
5. Po otevření se zobrazí prodejní obrazovka.

Jak pokladnu zavřít (uzávěrka)

1. V hlavičce pokladny klikněte na Uzavřít pokladnu. Otevře se obrazovka Uzavření pokladny.
2. Do pole Aktuální stav kasy zadejte skutečně napočítanou hotovost; pomůže Výčetka přijatých prostředků podle nominálů, která částku sečte. Pole může upravit jen uživatel s oprávněním k vyrovnávacím operacím; ostatní uzavírají se stavem podle systému.
3. Zkontrolujte přehled Operace (počet a součet plateb podle platebních metod) a Vyčíslení DPH.
4. Klikněte na Uzavřít pokladnu. Liší-li se napočítaná hotovost od systémové, pokladna nejprve vytvoří vyrovnávací operaci na rozdíl a teprve pak směnu uzavře. Když se vyrovnávací operace nepodaří, uvidíte „Vyrovnávací operace selhala, pokladna nebyla uzavřena“ a pokladna zůstane otevřená.
5. Aplikace si i před uzavřením načte aktuální stav. Pokud pokladnu mezitím uzavřel kolega, zobrazí „Pokladna … už je uzavřená“ a vrátí vás do výběru pokladny.

Podrobnosti k uzávěrce, výčetce a uzávěrkovému dokladu jsou v článku Uzávěrka směny krok za krokem.

Uzavřená pokladna nepřijme platbu

• Prodávat lze jen v otevřené pokladně. Při vystavení dokladu nebo rezervace si pokladna ověří stav u serveru; je-li pokladna uzavřená, zobrazí „Pokladna … je uzavřená, nejprve ji otevřete“ a přejde na obrazovku otevření.
• Stejně se chová prodejní obrazovka: když pokladnu mezitím zavřel kolega na jiném počítači, prodej se nedokončí a pokladnu nejprve otevřete.
• Když se stav nepodaří ověřit (například výpadek spojení), pokladna zobrazí „Nepodařilo se ověřit stav pokladny“ a nic neudělá. Zkuste to znovu.

Jedna pokladna na více počítačích

• Směnu otevírá a zavírá pokladna, ne počítač. Otevře-li ji kolega, můžete na ní prodávat i vy; zavře-li ji, prodej na vašem počítači skončí výzvou k otevření.
• Doporučený postup: pokladnu otevírá jeden pracovník na začátku směny a zavírá jeden pracovník na konci. Ostatní počítače ji ve výběru jen vyberou.
• Pokud chcete oddělené uzávěrky pro každý počítač nebo prodejnu, založte v administraci samostatné pokladny a přiřaďte je uživatelům.

Časté otázky

Nevidím pokladnu, kterou mám používat. Váš uživatel má v administraci přiřazené jiné pokladny, nebo je pokladna neaktivní. Správce ji doplní v nastavení uživatele, viz Uživatelé, sklady a pokladny v administraci.

Pole Aktuální stav kasy nejde při uzavírání upravit. Nemáte oprávnění k vyrovnávacím operacím. Pokladnu uzavřete se stavem podle systému a rozdíl zapíše správce jako vyrovnávací operaci.

Po přepnutí firmy pokladna zmizela. Vybraná pokladna patřila jiné firmě; aplikace vás vrátí do výběru pokladny, kde vyberete pokladnu aktuální firmy.

Související články

• Uzávěrka směny krok za krokem
• Pokladna: časté problémy
• První přihlášení do pokladny
• Uživatelé, sklady a pokladny v administraci
• Kombinace plateb na jedné účtence