Uzávěrka směny krok za krokem

Než začnete

• Přihlaste se do pokladny jako pokladní nebo správce.
• Ujistěte se, že všechny aktivní transakce za směnu jsou dokončeny nebo stornovány.
• Mějte připraven fyzický přehled hotovosti v pokladní zásuvce pro srovnání se systémem.

Co je uzávěrka směny a k čemu slouží

Uzávěrka směny (denní uzávěrka pokladny) je uzavření pokladního období — typicky jednoho pracovního dne nebo jedné pracovní směny. Uzávěrkou se:

• Vyčíslí celkové tržby za směnu podle platebních metod (hotovost, karta, poukaz).
• Vygeneruje uzávěrkový doklad (PDF nebo tisk) pro účetnictví.
• Uzavře pokladní den — nové transakce jdou do nové směny.
• Umožní fyzický přepočet hotovosti a srovnání se systémem (kasová kontrola).

Uzávěrka se provádí na konci každé pracovní směny nebo každého prodejního dne. Frekvence závisí na vašich vnitřních pravidlech, ale nejčastěji jde o denní uzávěrku.

Jak provést uzávěrku směny krok za krokem

1. Ujistěte se, že jsou všechny transakce za tuto směnu dokončeny. Nekompletní transakce (otevřené košíky) se do uzávěrky nezapočítají.
2. V pokladně otevřete uzávěrku směny (najdete ji v nabídce pokladny).
3. Systém zobrazí přehled směny:
   • Celkové tržby za směnu.
   • Rozpad podle platebních metod (hotovost: X Kč, karta: Y Kč, poukazy: Z Kč).
   • Počet uskutečněných transakcí.
   • Celková výše storna za směnu.
4. Proveďte fyzický přepočet hotovosti v zásuvce (pomůže výčetka přijatých prostředků podle nominálů) a napočítanou částku zadejte do pole Aktuální stav kasy. Pole je předvyplněné stavem hotovosti podle systému — přepište ho na skutečně napočítanou částku. Upravit ho může jen uživatel s oprávněním k vyrovnávacím operacím (např. správce).
5. Pokud se napočítaná hotovost liší od systémového stavu, pokladna při uzavření automaticky vytvoří vyrovnávací operaci na rozdíl (manko / přebytek) — najdete ji v záložce Vyrovnávací operace. Manko nebo přebytek zaznamenejte pro management.
6. Klikněte na Uzavřít pokladnu.
7. Systém vygeneruje uzávěrkový doklad — automaticky ho vytiskněte na tiskárně dokladů nebo exportujte jako PDF.
8. Přeneste hotovost z pokladní zásuvky do trezoru (nechte jen základní zásuvkový fond na příští směnu) a odvod zaznamenejte v pokladně jako vyrovnávací operaci Výběr — jinak se stav pokladny rozejde se skutečností (viz níže).

Odvod a doplnění zásuvky (vklad a výběr)

Odvod hotovosti do trezoru a doplnění zásuvky se v pokladně evidují jako vyrovnávací operace: Výběr (hotovost z pokladny ven), Vklad (hotovost do pokladny), nebo Výsledný stav (zadáte rovnou částku, která má v pokladně být). Najdete je v detailu pokladny na záložce Vyrovnávací operace pod tlačítkem Nastavit stav pokladny; ke každé operaci můžete doplnit popis. Bez nich se stav pokladny po odvodu nebo doplnění rozejde se skutečností.

Uzávěrkový doklad — co obsahuje

Uzávěrkový doklad je daňový podklad pro účetnictví. Standardně obsahuje:

• Datum a čas uzávěrky, identifikaci pokladny a pokladní.
• Celkové tržby za směnu (s DPH i bez DPH, rozpad po sazbách DPH).
• Tržby podle platebních metod.
• Celkový počet dokladů, storny a jejich hodnoty.
• Stav hotovosti na začátku a konci směny.
• Případný rozdíl (manko/přebytek).

Uzávěrkové doklady jsou archivovány v Depotu — najdete je v historii uzávěrek v pokladně nebo přes automatické reporty. Viz Automatické reporty e-mailem.

Průběžná uzávěrka (v průběhu dne)

Pokud pracují v jedné pokladně střídavě více pokladních (střídání směn), doporučujeme provést průběžnou uzávěrku při každém střídání:

1. Odcházející pokladní provede uzávěrku (postup výše).
2. Fyzicky předá hotovost přicházejícímu pokladnímu — oba si přepočtí a podepíší předávací protokol (mimo systém).
3. Přicházející pokladní se přihlásí, vybere pokladnu a klikne na Otevřít pokladnu — tím začne nové pokladní období s počátečním stavem rovným systémovému stavu hotovosti. Dokud pokladnu neotevře, nejde na ní prodávat.

Uzávěrka nejde — časté příčiny

• Pokladnu uzavřel kolega na jiném počítači — Pokladna to od verze 1.0.27 pozná a před dalším prodejem vás pošle pokladnu znovu otevřít. Rozpracovaná účtenka zůstane.
• Hláška „Vyrovnávací operace selhala, pokladna nebyla uzavřena“ — nepodařilo se zapsat rozdíl kasy. Zkuste uzavření znovu, pokladna zůstává otevřená.
• Chybí oprávnění pro uzávěrku — v Depotu lze nastavit, kdo může provádět uzávěrku. Pokud nemáte toto oprávnění, kontaktujte správce nebo manažera pokladny, který uzávěrku provede.
• Uzávěrka za dnešní den již proběhla — systém umožňuje jen jednu uzávěrku za definované pokladní období. Pokud potřebujete přehled za den po provedené uzávěrce, otevřete v pokladně Doklady → Uzávěrky a detail dané uzávěrky; prodeje za období najdete v backoffice v Statistikách prodejů.
• Tiskárna dokladů nefunguje — uzávěrku lze provést i bez tisku. Doklad je uložen elektronicky a lze ho vytisknout nebo exportovat dodatečně z Historie uzávěrek.

Výsledek

Po uzávěrce: uzávěrkový doklad je uložen v historii, hotovost je fyzicky srovnaná a přenesena do trezoru a pokladna je uzavřená — nové pokladní období začne až tlačítkem Otevřít pokladnu. Uzávěrkové doklady jsou podkladem pro účetní zpracování — předejte je účetnímu spolu s dalšími doklady za den.

Související články

• Kombinace plateb na jedné účtence
• Nastavení slev a cenových skupin na pokladně
• Automatické reporty e-mailem
• Podklady pro účetního: měsíční uzávěrka v Depotu
• Pokladna: časté problémy a jejich řešení
• Stav pokladny: otevřít, zavřít, více počítačů