Jak připravit podklady pro účetního z Depota (uzávěrka a reporty)

Tento návod popisuje, jak z Depota připravit podklady pro účetní za uzavřené období. Popisujeme konkrétní postup pro nejčastější scénář: měsíční nebo roční uzávěrka.

Než začnete

• Přihlaste se do Depota jako správce nebo uživatel s přístupem k reportům a statistikám.
• Dohodněte se s účetním, jaká data potřebuje: obrat, náklady na prodané zboží, hodnota skladu k určitému dni.

Čtyři podklady pro účetního

1. Hodnota skladu k určitému dni (Skladový list)

Jde do Tiskové sestavy → Skladový list. Nastavte datum uzávěrky (např. 31. 12.) a stáhněte sestavu. Zobrazí aktuální nebo zpětnou hodnotu skladu — vstup pro inventarizaci a účetní uzávěrku.

Pozor: Skladový list umí zobrazit hodnotu skladu i zpětně ke zvolenému datu (volba Stav k datu). Přesnost závisí na správně vyplněných nákupních cenách a provedené inventuře. Dříve vygenerované sestavy najdete i v archivu exportů (sekce Exporty) nebo kontaktujte podporu.

2. Náklady na prodané zboží

Jde do Tiskové sestavy → Prodané zboží v NC. Nastavte filtr Datum vytvoření dokladu na uzávěrkové období. Export obsahuje prodané produkty s nákupními cenami — účetní z toho spočítá hrubou marži.

3. Obrat a marže podle produktů

Jde do Statistiky prodejů. Filtrujte podle Datum vytvoření dokladu (ne objednávky — ten je pro obchodní pohled, ne účetní). Exportujte do XLSX — účetní dostane přehled obratu, marže a prodaných kusů po položkách.

Tip: Pro roční report je lepší exportovat zvlášť po čtvrtletích, pokud máte velké množství řádků — velké exporty běží na pozadí a soubor najdete v sekci „Exporty”.

4. Součty pokladních prodejů

Jde do Tiskové sestavy → Prodeje za období. Slouží pro účtování drobných pokladních prodejů — souhrnný doklad za zvolené období.

Doporučené pořadí při roční uzávěrce

1. Stáhněte Skladový list k 31. 12. (hodnota skladu na vstupu do nového roku).
2. Exportujte Prodané zboží v NC za celý rok (filtr: Datum dokladu 1. 1. – 31. 12.).
3. Exportujte Statistiky prodejů za celý rok (filtr: Datum dokladu 1. 1. – 31. 12.).
4. Pokud potřebujete pokladní souhrnný doklad — exportujte Prodeje za období.
5. Předejte všechny čtyři soubory účetnímu společně se saldokontní sestavou z vašeho ERP.

Datum objednávky vs. datum dokladu

Depoto rozlišuje dva datumové filtry — vyberte správně:

• Datum vytvoření objednávky = kdy zákazník objednal (obchodní pohled, kampaňová analýza).
• Datum vytvoření dokladu = kdy byl vystavený daňový doklad (účetní pohled, daňové přiznání).

Pro reporty účetnímu vždy volte Datum vytvoření dokladu.

Časté problémy

• Export je prázdný: zkontrolujte, zda máte ve filtru správný typ datumu (doklad vs. objednávka) a správné rozmezí datumů.
• Hodnota skladu nesedí: ověřte, zda máte ve filtru Skladového listu správně nastavený sklad. Pokud máte více skladů, každý stáhněte zvlášť.
• Soubor se nestáhl okamžitě: velké exporty běží na pozadí. Soubor najdete v sekci Exporty.

Související články

• Jak číst statistiky prodejů
• Reporty v Depotu: přehled
• Report prodaného zboží v nákupních cenách (NC)
• Skladový list a hodnota skladu
• Report prodeje za období
• Napojení dat z Depota přes API (GraphQL)
• Export vydaných faktur za období