Uživatelé, sklady a pokladny v administraci

Než začnete

• Přihlaste se jako Administrátor — správa uživatelů, skladů a pokladen vyžaduje administrátorská práva.
• Mějte připravený přehled pracovníků a jejich rolí v provozu.

Struktura účtu Depoto

Depoto pracuje s hierarchickou strukturou — každá úroveň se nastavuje nezávisle a vzájemně se propojuje:

• Firma (nejvyšší úroveň) — IČO, fakturační adresa, daňové nastavení, kontakt.
• Sklady — fyzická nebo logická místa uložení zboží. Firma může mít více skladů (hlavní, pobočka, případně účelově pojmenované sklady jako „Komise“ nebo „Spotřeba“ — žádné speciální typy, jen názvy). Zásoby jsou evidovány per sklad.
• Pokladny — prodejní kanály (e-shop, kamenná prodejna, B2B). Každá pokladna má vlastní číslování dokladů a rezervací a může být propojena s e-shopem.
• Uživatelé — pracovníci s přístupem do systému. Každý uživatel má roli, přiřazené sklady a přiřazenou pokladnu.

Jak vytvořit nový sklad

1. Přejděte do Nastavení → Sklady.
2. Klikněte na Nový sklad.
3. Vyplňte název skladu (např. „Sklad Praha – hlavní“, „Komisní – Dodavatel X“). Název se zobrazuje ve všech pohybech a exportech — buďte konkrétní.
4. Sklad je jen pojmenované místo — Depoto nemá zvláštní „typy“ skladů. Chcete-li rozlišit účel, promítněte ho do názvu (např. „Komise – Dodavatel X“ pro zboží třetí strany nebo „Spotřeba“ pro interní materiál a obaly). Zda se zásoby skladu promítají do e-shopu, řídíte přiřazením skladu k pokladně e-shopu, ne „typem“.
5. Vyplňte název skladu (volitelně také e-mail) — žádné pole „adresa“ v Depotu není.
6. Klikněte na Uložit.

Jak nastavit pokladnu

Pokladna v Depotu není jen fyzická pokladna — je to prodejní kanál s vlastním nastavením fakturace. Každý e-shop nebo prodejní místo by mělo mít vlastní pokladnu.

1. Přejděte do Nastavení → Pokladny.
2. Klikněte na Nová pokladna.
3. Zadejte název pokladny (např. „E-shop Shoptet“, „Kamenná prodejna Praha“).
4. Nastavte sklady pokladny — zaškrtněte v seznamu Přehled skladů ty sklady, které tato pokladna používá.
5. Nastavte Následující číslo dokladu a Následující číslo rezervace.
6. Do pole Obecný text patičky dokladů vyplňte text patičky.
7. Propojte s e-shopem (pokud jde o e-shopovou pokladnu) — vyberte integraci.
8. Klikněte na Uložit.

Přiřazení uživatele ke skladu a pokladně

Přiřazení skladů a pokladen uživatele omezuje — používejte ho jen s vědomím důsledků, typicky u obchodních zástupců. Přiřazení se provádí v detailu uživatele:

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé.
2. Klikněte na jméno uživatele pro otevření detailu.
3. V sekci Sklady zaškrtněte sklady, ke kterým má mít uživatel přístup. Lze přiřadit více skladů.
4. V sekci Pokladny vyberte výchozí pokladnu. Uživatel může mít přístup k více pokladnám — výchozí se zobrazí po přihlášení.
5. Uložte změny.

Multiskladový přístup: pokud má uživatel přiřazeno více skladů, má přístup ke všem z nich.

Co přiřazení pokladen dělá: uživatel s přiřazenými pokladnami vidí a upravuje jen objednávky těchto pokladen. Objednávku jiné pokladny neotevře (zobrazí se chyba „Forbidden“) a rezervaci jiné pokladny nesmaže. Uživatel bez přiřazených pokladen vidí všechny.

Co přiřazení skladů dělá: filtr objednávek podle skladu, který uživatel nemá přiřazený, aplikace odmítne. Seznam objednávek se tím sám nezužuje.

Pokud kolega po přiřazení „ztratil“ objednávky, zkontrolujte mu nejdřív pokladny v kartě uživatele.

Mazání a deaktivace uživatele

Pokud pracovník opouští firmu nebo mění roli, správně ho deaktivujte v Depotu:

• Deaktivace (doporučeno) — přejděte do Nastavení → Uživatelé, otevřete detail uživatele a účet deaktivujte. Uživatel se nemůže přihlásit, ale jeho historická data (pohyby, objednávky) zůstávají dohledatelná. Lze ho znovu aktivovat.
• Smazání (nevratné) — u operátorů s historií pohybů obecně nedoporučujeme smazání. Tento přístup zvolte jen pokud jste si jisti, že historická data nejsou potřeba.
• Změna hesla — po deaktivaci není třeba měnit heslo, přihlášení je zablokováno. Pokud deaktivujete s prodlevou (uživatel ještě chvíli bude přístupy mít), změňte heslo okamžitě v detailu uživatele.

Výsledek

Správně nastavená administrace: každý pracovník má přesnou roli s nejnižším nutným oprávněním, sklady odpovídají fyzickým místům uložení zboží, pokladny mají vlastní číslování dokladů a propojení s e-shopy.

Související články

• Založení účtu Depoto a potřebné přístupy
• Začínáme s Depotem: přehled a první přihlášení
• Komisní (konsignační) zboží: jak ho v Depotu evidovat
• Velkoobchodní fakturace: samostatná pokladna a číselné řady