Založení účtu Depoto a potřebné přístupy

 

Než začnete

• Mějte od Depoto podpory přihlašovací údaje (e-mail + heslo).
• Připravte si IČO, fakturační adresu a kontaktní údaje firmy.
• Rozhodněte, kolik uživatelů (a s jakými rolemi) bude Depoto používat.

Jak probíhá aktivace účtu Depoto

Nový účet v Depotu zřizuje podpora Depota nebo váš obchodní zástupce. Proces:

1. Obchodní zástupce vytvoří instanci Depota pro vaši firmu (oddělená databáze, URL přístupu).
2. Vyplňte firemní údaje: obchodní název, IČO, DIČ (je-li plátce DPH), adresa sídla, fakturační adresa (pokud se liší).
3. Systém je aktivní — pokračujte checklist prvního přihlášení.

Checklist prvního přihlášení

Po aktivaci účtu proveďte tato nastavení v tomto pořadí — systém nebude plně funkční bez nich:

• 1. Vytvořte sklady — alespoň jeden hlavní sklad v nastavení aplikace. Bez skladu nelze přijímat ani vydávat zásoby.
• 2. Nastavte pokladnu — pokud prodáváte přes pokladnu nebo e-shop, vytvořte alespoň jednu pokladnu v nastavení aplikace. Pokladna určuje číslování dokladů a rezervací.
• 3. Propojte e-shop — pokud provozujete Shoptet, Shopify nebo jiný e-shop, zřiďte propojení instalací doplňku pro daný e-shop. Bez propojení se objednávky nepřenášejí automaticky. Viz Jak propojit Depoto s vaším e-shopem.
• 4. Nastavte dopravce — zadejte přístupové údaje vašich dopravců (DPD, Zásilkovna, PPL, Česká pošta); sada údajů se liší podle dopravce, například uživatelské jméno a heslo, API klíč nebo zákaznické číslo pro tisk štítků. Viz Jak funguje napojení na dopravce a tisk štítků.
• 5. Nastavte platební metody — definujte, jak budou zákazníci platit (hotovost, karta, dobírka, převod). Viz Platební metody a dobírka: jak je nastavit.
• 6. Přidejte uživatele — založte účty skladníkům, expedientům a dalším pracovníkům (postup viz níže).
• 7. Importujte produktový katalog — pokud přicházíte z jiného systému, importujte produkty přes hromadný import. Viz Hromadný import: příprava souboru a časté chyby.
• 8. Naskladněte počáteční zásoby — zadejte aktuální stav skladu přes rychlé naskladnění nebo inventurní korekci.
• 9. Ověřte nastavení tiskáren — nastavte tiskárny štítků a tiskárny účtenek. Viz Hardware pro sklad.

Role uživatelů — co kdo může dělat

Depoto má tyto výchozí předdefinované role (podrobný rozpis oprávnění viz Přehled výchozích uživatelských rolí). Skupiny si můžete libovolně upravovat a kombinovat — roli přiřazujte podle skutečných potřeb pracovníka, principem nejnižší nutné oprávnění:

• Admin — plná práva na vše. Přiřazujte pouze vedoucím pracovníkům.
• Skladník — plná práva na skladové pohyby (naskladnění / vyskladnění / přeskladnění), expediční aplikaci, práci s PDA a nákupní objednávky. Bez přístupu do webového Depota.
• Hlavní skladník — práva skladníka + plná práva na produkty, objednávky, dodavatele a značky, schvalování inventury a přístup do webové aplikace (Produkty, Objednávky, Hromadné operace, Skladové pohyby).
• Pokladní — plná práva na správu objednávek, zákazníků a poukazů, skladové pohyby vyjma mazání.
• Obchodní zástupce — vidí pouze své objednávky a přiřazené zákazníky, plná práva na objednávky vyjma mazání.
• Backoffice – správa objednávek / správa produktů / správa zákazníků / Nákupčí — rozšiřující skupiny pro kancelářské role.

Jak přidat dalšího uživatele

Depoto při založení uživatele neposílá žádný registrační ani pozvánkový e-mail. Heslo mu zadáváte přímo vy a musíte mu ho sdělit sami (e-mailem, chatem apod.).

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé.
2. Klikněte na Nový uživatel.
3. Zadejte e-mail, jméno a heslo nového uživatele.
4. Vyberte roli (viz seznam výše).
5. Přiřaďte sklad(y) — uživatel bude mít přístup pouze k přiřazeným skladům. Pokud přiřadíte více skladů, může mezi nimi přepínat.
6. Pokladnu přiřazujte jen obchodním zástupcům — u ostatních uživatelů přiřazení omezí funkčnost (viz upozornění u pole v aplikaci).
7. Klikněte na Uložit

Reset hesla a problémy s přihlášením

• Účet nejde přihlásit — ověřte v Nastavení → Uživatelé, že má uživatel zaškrtnuto Aktivní, a ověřte správnost e-mailu a hesla (případně proveďte reset hesla). Když problém přetrvává, kontaktujte podporu Depota.
• Přihlašuji se na nesprávnou pokladnu — každý uživatel má přiřazenu výchozí pokladnu. Pokud se přihlašuje na jinou, musí ji po přihlášení ručně přepnout v záhlaví aplikace.
• Nový e-mail — jiný login — pokud uživatel změní e-mail ve firmě, administrátor musí aktualizovat e-mail v detailu uživatele. Uživatel pak přihlášení provede s novým e-mailem, ale heslo zůstává stejné.

Výsledek

Po správném nastavení: všichni pracovníci mají přístup s odpovídající rolí, sklady a pokladny jsou vytvořeny a přiřazeny, e-shop a dopravci jsou propojeni. Systém je připraven k plnému provozu.

Související články

• Uživatelé, sklady a pokladny v administraci
• Rychlý start: prvotní nastavení systému Depoto v 5 krocích
• Jak funguje napojení na dopravce a tisk štítků
• Hardware pro sklad: tiskárny, čtečky, PDA a váhy
• Hromadný import: příprava souboru a časté chyby
• Správa uživatelů a oprávnění — průvodce rolemi