Uživatelské role a oprávnění: jak fungují

Než začnete

• Přihlaste se do Depota jako správce (role Admin) — jen Admin vidí správu uživatelských rolí.

Systém Depoto umožňuje detailní správu přístupových práv pro každého uživatele. Při vytváření nebo úpravě uživatelského účtu můžete přesně nastavit, ke kterým částem systému bude mít daný uživatel přístup.

Oprávnění se přidělují prostřednictvím skupin uživatelů (rolí). Každá role obsahuje sadu oprávnění, která určují, co uživatel v systému vidí a co může dělat. Jednomu uživateli lze přiřadit jednu nebo více rolí — oprávnění se sčítají.

Jak přiřadit roli uživateli

Přejděte do Nastavení → Uživatelé, otevřete detail uživatele a v sekci Skupiny uživatelů vyberte jednu nebo více rolí. Po uložení se uživateli zpřístupní všechny funkce obsažené v přiřazených rolích.

Přehled výchozích rolí

Depoto obsahuje několik předpřipravených rolí, které pokrývají nejčastější pracovní pozice. Níže je popis každé role a oprávnění, která obsahuje. Žádná výchozí role kromě Adminu nemá oprávnění vystavit doklad z rezervace (ORDER_BILL), viz Speciální příznaky níže.

Admin

Nejvyšší úroveň přístupu. Role Admin obsahuje oprávnění ROLE_SUPER_ADMIN, které automaticky zpřístupňuje všechny funkce systému bez nutnosti nastavovat jednotlivá oprávnění. Dále zahrnuje správu skupin objednávek a hromadné vychystávání (multipicking).

Oprávnění v roli Admin:

Backoffice

Základní role pro práci v klientské aplikaci (app.depoto.cz). Poskytuje pouze čtení (výpis a detail) napříč všemi hlavními sekcemi systému — objednávky, produkty, sklady, zákazníci, poukazy, platby apod. Uživatel s touto rolí vidí data, ale nemůže je vytvářet ani měnit.

Oprávnění v roli Backoffice:

Tuto roli je vhodné kombinovat s dalšími rolemi (např. Backoffice – správa objednávek), které přidají práva pro vytváření a editaci v konkrétní oblasti.

Backoffice – nákupčí

Role pro pracovníky zodpovědné za nákup zboží od dodavatelů. Zahrnuje plnou správu (vytváření, editace, mazání) produktů, nákupních objednávek, dodavatelů, kategorií, parametrů, značek a sazeb DPH. Zároveň zpřístupňuje příslušné sekce v menu klientské aplikace.

Klíčové oblasti přístupu:

Viditelnost menu: Produkty, Skladové pohyby, Nákupní objednávky, Nastavení (kategorie, parametry, výrobci, dodavatelé, DPH).

Backoffice – správa objednávek

Role pro pracovníky zpracovávající objednávky. Zahrnuje plnou správu objednávek včetně skupin objednávek a možnosti měnit ceny položek.

Klíčové oblasti přístupu:

Viditelnost menu: Objednávky.

Backoffice – správa produktů

Role pro správu produktového katalogu. Oprávnění jsou téměř shodná s rolí Backoffice – nákupčí, ale bez přístupu k nákupním objednávkám. Vhodná pro pracovníky, kteří spravují produkty, ale neobjednávají zboží od dodavatelů.

Klíčové oblasti přístupu:

Viditelnost menu: Produkty, Skladové pohyby, Nastavení (kategorie, parametry, výrobci, dodavatelé, DPH).

Backoffice – správa zákazníků

Role pro pracovníky spravující zákaznickou databázi. Zahrnuje plnou správu zákazníků, poukazů (voucherů), cenových skupin a GDPR souhlasů.

Klíčové oblasti přístupu:

Viditelnost menu: Zákazníci, Poukazy, Nastavení (souhlasy, cenové hladiny).

Skladník

Role pro práci ve skladu. Uživatel pracuje v terminálu (PDA) a v Expediční aplikaci; do webové klientské aplikace nemá přístup (nemá žádnou položku menu).

Hlavní skladník

Vše, co má Skladník, a navíc správa dat, se kterými sklad pracuje. Má přístup i do webové klientské aplikace.

Co obě skladové role mohou stejně

• Nahlásit chybu vyskladnění a vrátit objednávku do stavu před chybou, v terminálu i v Expediční aplikaci. Tato akce není vázaná na roli.
• Pracovat v Expediční aplikaci se všemi dokumenty objednávky. V záložce Soubory vidí a může vytisknout i fakturu; skrýt ji rolí ani nastavením nelze.
• Tisknout štítky, balit, předávat dopravci, zpracovávat vratky.

Zámky objednávek se uplatní jen tehdy, když má vaše firma zamykání zapnuté a objednávka je ve stavu Vyskladnění nebo Balení. Podrobnosti v článku Zámky objednávek a uzamčení zásoby při vychystávání.

Obchodní zástupce

Role pro obchodní zástupce a prodejce. Kombinuje přístup k objednávkám, zákazníkům a produktům s příznakem ROLE_SALESMAN, který označuje uživatele jako obchodníka — může být přiřazen k objednávkám jako prodejce. Má přístup k exportům a může měnit ceny položek v objednávkách.

Klíčové oblasti přístupu:

Viditelnost menu: Zákazníci, Objednávky, Produkty.

Jak vytvořit vlastní roli

Pokud výchozí role nevyhovují vašim potřebám, můžete vytvořit vlastní:

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé a otevřete správu skupin uživatelů.
2. Klikněte na Přidat skupinu.
3. Zadejte název role (např. “Vedoucí skladu”).
4. Zaškrtněte požadovaná oprávnění z dostupného seznamu.
5. Uložte skupinu.

Nově vytvořenou roli pak přiřaďte uživatelům stejným způsobem jako výchozí role.

Kombinování rolí

Jednomu uživateli lze přiřadit více rolí najednou. Oprávnění se sčítají — uživatel získá všechna práva ze všech přiřazených rolí. Například:

• Backoffice + Backoffice – správa objednávek = čtení všech sekcí + plná správa objednávek
• Backoffice + Backoffice – nákupčí + Backoffice – správa zákazníků = čtení všech sekcí + správa produktů, nákupů a zákazníků

Speciální příznaky

Některá oprávnění nefungují jako přístup k sekcím, ale mění chování systému pro daného uživatele:

Související nastavení a administrace

• Uživatelé, sklady a pokladny v administraci
• Přehled výchozích uživatelských rolí
• Nastavení společnosti v administraci Depoto
• Založení účtu Depoto a potřebné přístupy
• Správa uživatelských účtů: Jak přidat nebo odebrat kolegu