Správa uživatelských účtů: Jak přidat nebo odebrat kolegu

Než začnete

• Přihlaste se do Depota jako správce (role Admin).
• Připravte si e-mailovou adresu nového uživatele a vězte, jakou roli mu přiřadit.

V sekci Uživatelé v Nastavení spravujete všechny své zaměstnance a spolupracovníky, kteří mají přístup do Depota. Depoto není nijak omezené co do počtu uživatelů, proto mějte pro každého uživatele a zařízení samostatný účet – pomůže vám to lépe filtrovat a vyhodnocovat úkony jednotlivých pracovníků a zařízení.

Doporučujeme tuto sekci pravidelně kontrolovat a deaktivovat účty, které již nemají mít přístup (bývalí zaměstnanci, vyřazené terminály, dočasní pracovníci).

V této sekci si také spravujete Skupiny uživatelů. Ty definují, na co mají uživatelé práva.

Vytvoření nového uživatele

Při vytváření nového uživatele zadáváte:

1. Jazyk, ve kterém uživatel používá prostředí Depoto. Pokud v seznamu nenajdete potřebný jazyk pro své spolupracovníky, kontaktujte nás a přidáme ho.
2. Jméno.
3. Příjmení.
4. Telefonní číslo.
5. E-mail – přihlašovací údaj.
6. Heslo – přihlašovací údaj.

U hesla pamatujte, že jde o webovou aplikaci s vašimi daty – vždy používejte silná hesla. Raději použijte systémem generované heslo a uložte si ho ve správci hesel, než byste nastavili slabé a krátké heslo.

Pokladny a PIN

Dále vybíráte seznam pokladen. Pokud nevyberete žádnou, uživatel uvidí všechny. Pokladny omezujte pouze ve specifických případech – například u obchodního zástupce nebo pokladní, kde je žádoucí, aby viděli jen svou.

Pod seznamem pokladen najdete PIN. Slouží pro rychlé přepínání pokladních v rámci pokladny. Funguje tak, že se pokladní každý den poprvé přihlásí svými údaji a pak se mezi sebou přepínají PIN kódem (viz PIN pokladny).

Skupiny uživatelů a sklady

V části „Skupiny uživatelů“ přiřaďte uživateli příslušná práva. Více o předdefinovaných skupinách najdete v samostatném návodu Základní uživatelské role.

V části „Přehled skladů“ vyberete sklady, se kterými může uživatel operovat. Platí stejné pravidlo jako u pokladen – pokud nevyberete žádný, uživatel uvidí všechny.

Po vytvoření a uložení uživatele si otestujte přihlášení pod tímto uživatelem a zkontrolujte, zda funguje výpis a vytváření záznamů tak, jak potřebujete.

Úprava existujícího uživatele

Úprava uživatelského účtu je identická s vytvořením, pouze se dvěma rozdíly:

1. Změna hesla je vyvedena do samostatného tlačítka v pravém horním rohu.
2. Najdete tu zaškrtávátko „Aktivní uživatelský účet“, kterým účet aktivujete nebo deaktivujete.

Tipy

• Pro integrace a doplňky (Shoptet, Shopify, Upgates) si vždy založte samostatného uživatele s rolí Admin a názvem typu „Shopify konektor“ – v auditu pak rozeznáte změny od člověka a od synchronizace.
• Po odchodu zaměstnance ho nemažte – jen deaktivujte účet. Historie pohybů s jeho jménem zůstane dohledatelná.
• Pro hromadnou změnu oprávnění nedělejte změny u jednotlivých uživatelů – upravte spíš příslušnou skupinu uživatelů. Změna se promítne všem členům.

Související články

• Nastavení klientské aplikace
• Uživatelské role a oprávnění: jak fungují
• Platební metody a jejich vliv na expedici
• Cenové skupiny: kompletní návod