Nákupní objednávky: vytvoření a správa

Než začnete

• Přihlaste se do Depota jako správce nebo nákupčí s oprávněním k nákupním objednávkám.
• Mějte nastaveny dodavatele v Depotu.

Nákupní objednávka (NO) je objednávka, kterou vy posíláte směrem k dodavateli – opačně než běžná objednávka, kterou od vás dostává zákazník. V Depotu slouží především jako podklad pro naskladnění: víte předem, co a od koho má přijít, a v okamžiku, kdy zboží reálně dorazí, ho naskladníte přímo proti této NO.

K čemu nákupní objednávky slouží

• Plánování příjmů – v Depotu vidíte, jaké zboží má dorazit, od kterého dodavatele a kdy. Sklad si může připravit místo.
• Zboží na cestě – kusy z otevřených NO se na kartě produktu v části se skladovými zásobami zobrazují oranžově jako Zboží na cestě (v terminálu Na cestě). Obsluha pak ví, že zboží sice zrovna není skladem, ale je na cestě.
• Auditní stopa – ke každé příjemce existuje záznam, ke které NO a kterému dodavateli patří. V Pohybech na skladech vždy dohledáte, odkud kusy přišly.
• Kontrola dodávky – při naskladňování (typicky na čtečce / PDA) systém porovnává to, co fyzicky pípáte, s tím, co mělo dorazit. Snadno odhalíte chybějící kusy nebo přebytky.
• Účetní vazba – do NO patří nákupní cena bez DPH, měna a dodavatel – v účetních reportech (např. Skladový list a Prodané zboží v NC) se s těmito hodnotami pak pracuje.

Životní cyklus nákupní objednávky

1. Vytvoření – v Depotu ručně, nebo hromadným importem z Excelu od dodavatele.
2. Čekání na příjem – NO je otevřená, kusy jsou v dostupnosti jako očekávaný příjem.
3. Naskladnění – když zboží reálně přijde, naskladníte ho proti NO v terminálu (čtečka / PDA, volba Příjem z nákupní objednávky). Vznikne příjemka navázaná na NO. Hromadné operace v klientovi příjemku na NO nenavážou.
4. Uzavření – po naskladnění všech kusů NO uzavřete. Pokud něco chybí nebo přebývá, řešíte to s dodavatelem.

Co je v nákupní objednávce za údaje

• Dodavatel a reference dodavatele (typicky číslo dodacího listu / faktury / interní označení).
• Sklad, na který zboží přijde.
• Datum očekávaného příjmu.
• Položky – produkt (EAN nebo SKU), množství, nákupní cena bez DPH a měna.

Sadu (produkt složený z jiných produktů) na nákupní objednávku přidat nejde; objednávejte a přijímejte jednotlivé produkty sady.

• Poznámka (viditelná) a privátní poznámka (interní).

Vytvoření nákupní objednávky

Existují dvě hlavní cesty:

• Ručně v Depotu – vhodné pro menší objednávky nebo ad-hoc nákup. V sekci Nákupní objednávky tlačítkem „Vytvořit“ založíte novou, vyberete dodavatele, sklad, datum a přidáte položky.
• Hromadným importem z Excelu – ideální při dovozech, kdy dodavatel pošle dodací list v souboru a vy ho nechcete přepisovat ručně. Detailní postup viz Import nákupních objednávek z Excelu.

Naskladnění z nákupní objednávky

Když zboží reálně dorazí, naskladníte ho proti otevřené NO. Možnosti:

• Mobilní aplikace / PDA – položka Nákupní objednávky v menu aplikace umožní vybrat konkrétní NO a pípáním kusů ji proti ní naskladnit. Systém vás navádí na to, co má přijít, a porovnává s tím, co skenujete. Viz Základní menu mobilní aplikace.
• Webové rozhraní Depota – příjem proti nákupní objednávce neumí. Příjemka vytvořená v Hromadných operacích se na NO neváže; bez terminálu proto NO zůstane nenaskladněná a kusy je nutné přijmout v terminálu volbou Příjem z nákupní objednávky.

Kdo s nákupními objednávkami pracuje

V Depotu mají oprávnění k nákupním objednávkám standardně tyto role (viz Základní uživatelské role):

• Skladník – může naskladňovat z existujících NO (na čtečce / PDA).
• Hlavní skladník – plná práva vč. vytváření a mazání NO.
• Backoffice – Nákupčí – kompletní správa nákupních objednávek + práva na produkty, dodavatele a kategorie.
• Admin – vše.

Tipy

• Reference dodavatele si v NO ukládejte vždy – při dohledávání reklamace nebo manka rychle najdete, ze které dodávky kus byl.
• Kusy z nákupní objednávky se na kartě produktu promítají jako Zboží na cestě; datum očekávaného příjmu slouží filtrům Očekávano od a Očekávano do v seznamu nákupních objednávek. Pokud datum nevyplníte, ztrácí se vám informace o tom, kdy zboží reálně přijde.
• Pro pravidelné dovozy od stejného dodavatele si připravte šablonu v Excelu – pak stačí pokaždé vyměnit množství a poslat přes import.
• Při příjmu vždy kontrolujte i nákupní cenu proti dodacímu listu / faktuře. Pokud dodavatel zvedl ceny a vy je v Depotu nezaktualizujete, pojede nadále stará marže.

Související články

• Naskladnění a příjem zboží: průvodce metodami
• Import nákupních objednávek z Excelu
• Rychlé naskladnění: jak funguje a proč nejde přes QR na PDA
• Historie a sledování skladových pohybů
• Nákupní objednávky: časté problémy a jejich řešení
• Nákupní objednávka je uzavřená, ale zásoby se nenavýšily
• Dodavatelé: jak je založit a přiřadit k nákupu