Import nákupních objednávek z Excelu

Než začnete

• Přihlaste se do Depota jako správce nebo nákupčí.
• Mějte připravený Excel soubor s nákupními objednávkami ve formátu Depoto (stáhněte šablonu z Depota).

Pro hromadný import nákupních objednávek z Excelu je k dispozici oficiální šablona. V šabloně jsou povinná pole tučně – bez nich nelze nákupní objednávku bezchybně importovat.

Šablonu si stáhnete zde:

• Česky: depoto-purchase-orders.tpl.xlsx
• Anglicky: depoto-purchase-orders-en.tpl.xlsx

Pole v šabloně

• Reference dodavatele – označení zásilky, číslo dodacího listu, faktury apod. Informace, které skladníkům pomohou identifikovat příchozí zboží.
• EAN produktu (povinné) – ideální identifikátor pro párování produktu. Pokud nevyplníte, musíte vyplnit SKU produktu.
• SKU produktu – kód produktu, povinný, pokud není vyplněný EAN.
• Název produktu – podle názvu se produkt nehledá, proto vždy vyplňte EAN nebo SKU.
• Reference – vaše vlastní označení objednávky; v Depotu se zobrazí v poli Reference. Položky do jedné nákupní objednávky slučuje import podle sloupce Reference dodavatele — viz sekce Slučování položek níže.
• Množství (povinné).
• Nákupní cena bez DPH – cena za kus. Může zůstat prázdná; položka se pak naimportuje bez nákupní ceny.
• Měna – třímístný kód měny podle ISO 4217 (CZK, EUR, USD). Prázdnou měnu import doplní nákupní měnou produktu.
• Sklad (povinné) – název skladu, přesná shoda s názvem skladu tak, jak ho máte zavedený v aplikaci.
• Dodavatel (povinné) – název dodavatele, přesná shoda s názvem dodavatele tak, jak ho máte zavedený v aplikaci.
• Datum očekávaného příjmu – datum, kdy zboží čekáte, ve formátu YYYY-MM-DD (např. 2024-03-27). Import ho nevyžaduje; bez něj ale nákupní objednávku nenajdete filtry Očekávano od a Očekávano do.
• Poznámka objednávky, Privátní poznámka a Poznámka položky – nepovinné texty; první dvě patří k nákupní objednávce, třetí k jednotlivému řádku.

Slučování položek

Pokud má nákupní objednávka více položek, slučujeme je do jedné objednávky podle prvního sloupce „Reference dodavatele“. Tedy do tohoto pole vepište stejný identifikátor pro všechny řádky, které mají patřit k jedné nákupní objednávce.

Tipy

• Než spustíte import, ověřte si v aplikaci přesné názvy skladů a dodavatelů – jediný překlep způsobí chybu na konkrétním řádku.
• Řádky s neznámým skladem nebo dodavatelem se přeskočí a po importu se vypíšou, ostatní řádky se naimportují.
• Datum očekávaného příjmu se v Depotu používá ve filtrech Očekávano od a Očekávano do v rozšířených filtrech seznamu nákupních objednávek – pokud chcete plánovat zaskladnění, vyplňujte ho realisticky.
• Pokud dodavatel zasílá ceník v jiné měně, sjednoťte ho do jednoho ISO kódu před importem – Depoto měny v rámci jedné nákupní objednávky nemíchá.
• Po importu zkontrolujte v Nákupní objednávky, že sloučení podle reference proběhlo správně (počet položek na jedné NO odpovídá počtu řádků v Excelu).

Související články

• Hromadný import objednávek ze souboru
• Import produktů ze souboru
• Import objednávek z Excelu
• Importy a exporty v Depotu: přehled
• Nákupní objednávky: časté problémy a jejich řešení