Začínáme: import produktů a zásob

Aby Depoto vědělo, co máte na skladě, importujete produkty a počáteční zásoby. Tento článek je třetím krokem série Začínáme a detailně popisuje postup importu a kontrolu zásob po importu.

Co importovat a v jakém pořadí

Správné pořadí importu je důležité — zásoby závisí na produktech:

• 1. Produkty (katalog) — nejprve musí existovat produktová karta v Depotu, teprve pak lze přiřadit zásoby.
• 2. Zásoby (počáteční stav) — po importu produktů naskladněte počáteční zásoby (inventurní korekce nebo rychlé naskladnění).

Pokud přicházíte z jiného systému (např. Pohoda, Money, Shoptet), exportujte data z původního systému do XLSX nebo CSV. Depoto poskytuje šablony — použijte je pro správnou strukturu sloupců.

Import produktů krok za krokem

1. Otevřete v Depotu hromadný import produktů (viz článek Hromadný import produktů přes CSV).
2. Stáhněte si šablonu importu (XLSX se záhlavím sloupců) přímo v importním dialogu — odkaz ke stažení je pod výběrem souboru.
3. Otevřete šablonu v Excelu a vyplňte produktová data:
   • SKU (povinné) — interní kód produktu. Musí být unikátní. Vždy zadejte vlastní SKU — usnadní vám to pozdější orientaci ve skladu i reportech.
   • Název (povinné) — název produktu tak, jak ho zákazníci nebo skladu znají.
   • EAN — čárový kód. Pro skenování čtečkou nezbytný. Ověřte správnost EAN (13 číslic s kontrolní cifrou).
   • Hmotnost — tímto importem se nenačítá; vyplňte ji po importu u produktu (předává se dopravci v datech zásilky; cenu dopravy pro zákazníka určuje e-shop, Depoto ji nepočítá).
   • Cena bez DPH — nákupní cena (pro FIFO/COGS výpočty).
   • Kategorie — tímto importem se nenačítají; produkty do kategorií zařadíte po importu.
4. Uložte soubor jako XLSX; CSV tento import nepřijímá. CSV: oddělovač čárka, kódování UTF-8 bez BOM.
5. Vraťte se do Depota a nahrajte soubor do hromadného importu.
6. Depoto zobrazí náhled prvních řádků — ověřte správné přiřazení sloupců.
7. Spusťte import.
8. Po dokončení zkontrolujte případné chyby, opravte chybné řádky a reimportujte.

Import zásob (počáteční stav skladu)

Po importu produktů zadejte počáteční zásoby. Máte dvě možnosti:

Možnost A: Hromadné naskladnění přes import zásob

1. Přejděte do Hromadné operace.
2. Stáhněte šablonu pro příjem zásob. Sklad se do souboru nevyplňuje: vybíráte ho na obrazovce a dodavatele v dialogu. Sloupce se čtou v pevném pořadí podle šablony.
3. Vyplňte počáteční zásoby z vašeho inventurního listu.
4. Importujte soubor stejným postupem jako u produktů.

Možnost B: Rychlé naskladnění (pro menší sklady)

1. Na terminálu (PDA) otevřete Naskladnění a zapněte režim Rychlé naskladnění (ikonka na obrazovce příjmu).
2. Pro každý produkt naskenujte EAN nebo zadejte SKU a zadejte množství.
3. Potvrďte naskladnění — zásoby se okamžitě přidají.

Rychlé naskladnění je vhodné pro sklady do cca 50 SKU nebo jako korekce. Pro velké sklady (stovky SKU) doporučujeme import souboru. Viz Rychlé naskladnění na terminálu (PDA).

Kontrola zásob po importu

Po importu vždy ověřte, že zásoby jsou správné:

1. Otevřete v aplikaci přehled skladových zásob.
2. Filtrujte podle skladu, do kterého jste importovali.
3. Zkontrolujte kontrolní vzorek: vyberte 10–20 produktů a srovnejte množství v Depotu s fyzickým stavem skladu.
4. Pokud jsou zásoby chybné, proveďte korekci přes inventuru. Viz Inventura skladu krok za krokem.

Časté chyby při importu

• Duplicitní SKU — pokud importujete produkt, který v Depotu už existuje se stejným SKU, dojde k přepsání nebo chybě. Před importem ověřte, že produkty v Depotu ještě neexistují.
• Nesprávné kódování CSV — diakritika se zobrazuje jako otazníky nebo „???“. Uložte soubor jako UTF-8 (v Excelu: Soubor → Uložit jako → CSV UTF-8 s oddělovačem čárky).
• Import proběhl ale zásoby jsou 0 — zásoby a produkty se importují zvlášť. Import produktů nevytváří zásoby — musíte provést i import zásob nebo rychlé naskladnění.
• EAN je ve formátu vědecké notace — Excel může EAN 13-místné číslo zobrazit jako 1.23456789012E+12. Před importem formátujte sloupec EAN jako text (pravý klik → Formát buněk → Text).

Výsledek

Po dokončení importu: produkty jsou v katalogu Depota s SKU a EAN, zásoby odpovídají fyzickému stavu skladu, kontrolní vzorek souhlasí. Pokračujte čtvrtým krokem: Začínáme: napojení e-shopu.

Související články

• Začínáme: sklad, pozice a uživatelé
• Začínáme: napojení e-shopu
• Hromadný import: příprava souboru a časté chyby
• Rychlé naskladnění: jak funguje
• Inventura skladu krok za krokem
• Hromadný import produktů přes CSV