Začínáme: sklad, pozice a uživatelé

Než začnete přijímat zboží a zpracovávat objednávky, nastavte sklad, skladové pozice a uživatele s rolemi. Tento článek vás provede těmito kroky do hloubky — je to druhý krok v sérii Začínáme. Po dokončení budete mít připravené skladové prostředí pro reálný provoz.

Krok 1: Vytvoření skladu

Sklad je základní organizační jednotka v Depotu. Každé zboží a každý pohyb patří ke konkrétnímu skladu. Bez skladu nelze evidovat zásoby.

1. Otevřete v aplikaci správu skladů.
2. Klikněte na Nový sklad.
3. Zadejte název (např. „Sklad Praha“, „Hlavní sklad“, „Brno – pobočka“).
4. Sklad nemá žádný „typ“ — je to jen pojmenované místo evidence zásob. Pokud potřebujete oddělit cizí (komisní) zboží nebo interní materiál, založte prostě další samostatný sklad a pojmenujte ho podle účelu (např. „Komise – dodavatel XY“, „Spotřeba“).
5. Vyplňte název skladu (volitelně také e-mail) — žádné pole „adresa“ v Depotu není; případnou adresu provozovny napište rovnou do názvu skladu.
6. Nastavte výchozí sklad pro e-shop — objednávky z e-shopu rezervují zásoby z tohoto skladu automaticky.
7. Uložte. Sklad je okamžitě aktivní.

Počet skladů: začněte jedním hlavním skladem. Více skladů přidejte až když je skutečně potřeba (pobočka, komisní, spotřeba) — složitost více skladů ovlivňuje každodenní operace. Viz Uživatelé, sklady a pokladny v administraci.

Krok 2: Skladové pozice (nepovinné)

Skladové pozice (lokace) jsou pojmenovaná místa ve skladu — regály, police, zóny. Jsou nepovinné, ale pro větší sklady nebo pickingový provoz výrazně zkracují hledání zboží.

Schéma pozice: Depoto používá tři sektory, které ve formuláři odpovídají polím Řada – Regál – Police (např. A-01-03). Každý sektor smí mít 1–5 znaků, bez diakritiky a mezer (velká písmena a číslice). Schéma si zvolte předem a držte se ho — pozdější změna v provozu je pracná.

Jak pozice vzniká: pozice se nezakládají dopředu ani přes samostatné menu — vznikají při naskladnění zboží. Na kartě produktu zvolte Naskladnění a vyplňte blok Skladová pozice (Řada, Regál, Police). Depoto funguje jako pozicovaný sklad s chaotickým zaskladněním, takže stejný produkt může být i na více pozicích.

Krok 3: Přidání uživatelů a nastavení rolí

Každý pracovník, který bude pracovat s Depotem, potřebuje vlastní uživatelský účet. Sdílení přihlášení komplikuje audit pohybů a bezpečnost.

Depoto nemá pevně dané role — pracuje se skupinami oprávnění, které si administrátor sám vytvoří a pojmenuje (tlačítko Nová skupina) a každé nastaví rozsah oprávnění. Typicky si vytvoříte skupiny jako:

• Administrátor — vše včetně Nastavení, přidávání uživatelů, propojení e-shopů a dopravců. Obvykle vedoucí IT nebo manažer.
• Manažer skladu — skladové operace, nákupní objednávky, reporty. Bez systémového nastavení.
• Skladník — příjem a výdej, pohyby. Bez nastavení a reportů.
• Expedient — expediční aplikace: picking, tisk štítků, svoz. Bez přístupu k zásobám a nastavení.
• Pokladní — pokladna: doklady, platby, uzávěrka. Bez skladu.

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé → Nový uživatel.
2. Zadejte e-mail, jméno a příjmení nového pracovníka.
3. Vyberte roli odpovídající jeho pracovní náplni.
4. Přiřaďte sklad(y) — pracovník bude mít přístup jen k přiřazeným skladům.
5. Přiřaďte pokladnu (pro pokladní a expedienty).
6. Uložte — Depoto vytvoří nový uživatelský účet.

Uživatele později upravíte nebo odeberete v Nastavení → Uživatelé.

Časté chyby při nastavení skladu a uživatelů

• Zapomenuté přiřazení skladu uživateli — uživatel se přihlásí, ale nevidí zásoby ani pohyby. Příčina: sklad není přiřazen. Opravte v Nastavení → Uživatelé → detail → Sklady.
• Více uživatelů sdílí jeden účet — v pohybech se pak nedá dohledat, kdo co udělal. Vždy jeden účet na jednoho pracovníka.
• Komisní zboží na stejném skladu jako vlastní — může se pak omylem nabízet v e-shopu. Depoto nemá „typy“ skladů; komisní zboží veďte na samostatně pojmenovaném skladu a ten nepřiřazujte k e-shopu.
• Chybějící pokladna u expedienta — expedient bez pokladny nemůže vystavovat štítky na dokladech. Přiřaďte pokladnu v detailu uživatele.

Výsledek

Po dokončení tohoto kroku: sklad je vytvořen a nakonfigurován, skladové pozice existují (pokud jste je nastavili), všichni pracovníci mají vlastní účty s odpovídajícími rolemi a přiřazenými sklady. Pokračujte třetím krokem: Začínáme: import produktů a zásob.

Související články

• Začínáme: přehled a první přihlášení
• Začínáme: import produktů a zásob
• Uživatelé, sklady a pokladny v administraci
• Nastavení skladových pozic
• Založení účtu Depoto a potřebné přístupy