Jak aktivovat Depoto doplněk?
- Přihlaste se do administrace svého Upgates e-shopu.
- Jděte do sekce Doplňky, vyhledejte DEPOTO a aktivujte doplněk.
- Klikněte na “Jsem nový zákazník” a odešlete připravený formulář se všemi potřebnými údaji.
- Následně prosím počkejte, až Vás budeme kontaktovat zpět a projdeme společně vše potřebné pro integraci.
Tím, že DEPOTO pro své fungování potřebuje importovat poměrně hodně dat (do začátku produkty, následně i skladové karty), nelze jej aktivovat a zřídit účet online.
Z praxe také víme, že pokud společně neprojdeme vaše potřeby a nenastavíme vše dle očekávání, nemusí pro vás být DEPOTO tak přínosné, jako když tomu společně na začátku věnujeme hodinu času a domluvíme se, co je potřeba na obou stranách k tomu, abychom vám ušetřili čas a zefektivnili skladové procesy.
Poté, co od nás získáte přístupy do DEPOTO.
Vytvoříme vám jednoho uživatele, který bude Váš admin účet. Následně vytvořte přístupové účty svým zaměstnancům a ideálně i jeden samostatný pro konektor mezi Depotem a Upgates.
Samostatný účet je důležitý pro dohledávání operací. Pokud byste zadali svůj účet, bude vše fungovat OK, ale nepoznáte, kterou operaci jste vytvořili vy a kterou systém při synchronizaci.
Vytvoření uživatele
Otevřete si https://app.depoto.cz a přihlaste se.
Jděte do Nastavení – Uživatelé a tam založte nového uživatele. Obecně můžete použít i neexistující emaily pod svou doménou. Např. “konektor@vasedomena.cz”. Schránka nemusí existovat, Depoto tam nic posílat nebude 🙂
Nyní si otevřete opět Upgates admin, v něm Doplňky, DEPOTO a dejte druhé, zelené tlačítko “Jsem stávající zákazník DEPOTO”.
Zadejte své přihlašovací údaje a dejte “Uložit nastavení”.
Pokud jsou přihlašovací údaje správné, proběhne přihlášení do Depoto API.
Nyní je nutné se přihlásit do Depota a tam založit svůj první sklad a první pokladnu. Jděte do Nastavení -> Sklady a Nastavení -> Pokladny, kde je založte. Proklik do Depota je v horním menu doplňku, případně viz o 2 odstavce výše.
Po vytvoření se prosím vraťte zpět do doplňku.
V doplňku vyberte pokladnu, se kterou chcete spárovat e-shop.
Dle instrukcí prosím spárujte způsoby platby, způsoby dopravy a stavy objednávek.
Pokud jde o první nastavení do čisté instalace DEPOTO, pak je třeba nejprve založit jednotlivé dopravy a platby. To je velmi snadné a z větší části to za vás udělá doplněk sám. Klikněte na zelená tlačítka “Založit platby”, resp. “Založit dopravy” a postupujte dle instrukcí.
Dále je třeba spárovat procesní stavy u těch, kde víte, že chcete propisovat údaje z Depoto Expedice zpět do e-shopu. Základní nastavení prosím proveďte tak, že spárujete stavy “Přijatá” = “Přijatá” a “Odeslaná / Expedovaná” na “Zabaleno” a “Storno” na “Zrušeno”
Posledním krokem je nutné vybrat způsob, jakým se mají / nemají spárovat faktury.
- Nesynchronizovat faktury
V tomto scénáři se neberou v potaz faktury v Depotu. Depoto vystaví fakturu spolu s výdejkou, tu ale nijak pro svou evidenci nebudete brát v potaz a slouží pouze pro potřeby “Depoto flow”
- Po vyskladnění v Depoto vystavit fakturu v Upgates
V tomto scénáři dojde při expedici zásilky (tj. po jejím přechodu do procesního stavu “Zabaleno”, tedy v době vystavení výdejky) k vystavení faktury v Depotu a to pošle pokyn k vystavení faktury v Upgates. Depoto následně respektuje číslo faktury dle Upgates.
Tento scénář je obecně doporučen pro většinu e-shopů.
- Po vyskladnění v Depoto nevystavovat fakturu v Upgates, naopak po vystavení v Upgates aktualizovat informace v Depoto
V tomto scénáři dojde při expedici zásilky (tj. po jejím přechodu do procesního stavu “Zabaleno”, tedy v době vystavení výdejky) k vystavení faktury v Depotu, ale nepošle se pokyn k vystavení do Upgates. Naopak, až dojde k jejímu vystavení v Upgates, dojde k aktualizaci čísla faktury v Depotu.
Scénář je vhodný pro ty, kdo vystavují faktury až po převzetí zákazníkem.
V tomto případě však doporučujeme vystavovat faktury na základě párování Depoto stavu “Doručeno” na váš stav v Upgates, který bude sloužit jako pomocný k vystavení faktury.
POZOR!
V obou scénářích vystavení faktur se ctí číselná řada v Upgates. Pozor na fakt, že v Depotu nejde mít v číselné řadě písmena. Vycházíme z faktu, že číselná řada má ze své logiky a názvu obsahovat pouze čísla 🙂
Číselná řada se bere z Upgates ve všech případech jak pro číslo objednávky, tak pro číslo faktury. Doporučujeme tedy před použitím Depoto doplňku změnit číselné řady tak, aby obsahovaly POUZE ČÍSLA. V opačném případě Depoto při importu dat vyhodí vše, co není číslo (tj. písmena a znaky).
Nyní prosím nastavení uložte.
Po uložení a správním spárování se Vám spárují webhooky oběma směry – svítí u nich zelený “fajfka”. Stejně tak v horním menu máte možnost “Ruční úlohy”.
Ruční úlohy slouží k prvotnímu natažení dat, resp. k natažení vždy, když potřebujete poslat nějakou akci nad rámec běžné výměny dat.
První nezbytnou úlohou je stažení produktů do Depota.
V ručních úlohách dejte “Stáhnout produkty hromadně”, potvrďte, že skutečně stáhnout a dojde k naplánování úlohy. Ta může trvat i desítky minut, dle objemu dat a vytížení fronty úloh.
Druhou nezbytnou úlohou je “Přepsat stav zásob dle Upgates”
Tato úloha stáhne stav zásob dle Upgates do vybraného Depoto skladu. Dodavatele je nutné vybrat z důvodu příjmu – bude u zásob zadaný. Doporučujeme pro tento účel “prvního natažení” v Depotu založit dodavatele shodného s názvem Vaší firmy.
Poznámka: Tuto úlohu lze kdykoliv opakovat. Je nutné si však uvědomit, že dojde k naskladnění chybějících kusů v Depotu, ale i k vyskladnění přebytků, což nemusí být vždy žádoucí.
Po vytvoření každé úlohy vidíte její stav, případně souhrnně pokud se prokliknete do fronty úloh. Ty mají procesy:
- planned – naplánovaná, čekající úloha.
- running – úloha, která se právě zpracovává. Ve výstupu vidíte její podrobný průběh, který si můžete v průběhu obnovit příslušným tlačítkem.
- completed – dokončená úloha bez chyb
- failed – úloha skončila chybou. Podrobné info ve výpisu.
Předpokladem pro správný import jsou unikátní EANy produktů. Pokud dojde k duplicitnímu EANu, ve výpisu úlohy najdete tuto informaci ve varování.Je proto vhodné si výstup úlohy přečíst.