Doplněk pro Upgates: instalace a použití

Než začnete

• Mějte aktivní e-shop na platformě Upgates.
• Přihlaste se do Depota jako správce — pro instalaci doplňků jsou potřeba administrátorská práva.
• Mějte přihlašovací údaje do administrace Upgates e-shopu.

Jak aktivovat Depoto doplněk?

• Přihlaste se do administrace svého Upgates e-shopu.
• Jděte do sekce Doplňky, vyhledejte DEPOTO a aktivujte doplněk.
• Klikněte na „Jsem nový zákazník“ a odešlete připravený formulář se všemi potřebnými údaji.
• Následně počkejte, až vás budeme kontaktovat zpět a společně projdeme vše potřebné pro integraci.

Tím, že DEPOTO pro své fungování potřebuje importovat poměrně hodně dat (nejprve produkty, následně i skladové karty), nelze ho aktivovat a zřídit účet online.

Z praxe víme, že pokud společně neprojdeme vaše potřeby a nenastavíme vše dle očekávání, nemusí být DEPOTO tak přínosné, jako když tomu společně na začátku věnujeme hodinu času a domluvíme se, co je potřeba na obou stranách k tomu, abychom vám ušetřili čas a zefektivnili skladové procesy.

Po získání přístupů do Depota

Vytvoříme vám jednoho uživatele, který bude vaším admin účtem. Následně si vytvořte přístupové účty pro své zaměstnance a ideálně i jeden samostatný účet pro konektor mezi Depotem a Upgates.

Samostatný účet pro konektor je důležitý pro dohledávání operací. Pokud byste zadali svůj uživatelský účet, vše bude fungovat OK, ale nepoznáte, kterou operaci jste vytvořili vy a kterou systém při synchronizaci.

Vytvoření uživatele

Otevřete si https://app.depoto.cz a přihlaste se. Jděte do Nastavení → Uživatelé a založte nového uživatele. Obecně můžete použít i neexistující e-maily pod svou doménou (např. konektor@vasedomena.cz) – schránka nemusí existovat, Depoto na ni nic posílat nebude.

Otevřete opět admin Upgates → Doplňky → DEPOTO a klikněte na druhé, zelené tlačítko „Jsem stávající zákazník DEPOTO“. Zadejte přihlašovací údaje a klikněte „Uložit nastavení“. Pokud jsou údaje správné, proběhne přihlášení do Depoto API.

Založení skladu a pokladny v Depotu

Přihlaste se do Depota a v Nastavení → Sklady a Nastavení → Pokladny založte první sklad a první pokladnu. Proklik do Depota najdete v horním menu doplňku.

Po vytvoření se vraťte do doplňku v Upgates a vyberte pokladnu, se kterou chcete spárovat e-shop.

Spárování plateb, doprav a stavů

Dle instrukcí spárujte způsoby platby, způsoby dopravy a stavy objednávek.

Objednávka bez platby se do Depota nestáhne a zapíše se hláška Objednávka nemá platbu.

Pokud jde o první nastavení do čisté instalace Depoto, je třeba nejprve založit jednotlivé dopravy a platby. To je velmi snadné a z větší části za vás udělá doplněk sám – klikněte na zelené tlačítka „Založit platby“ a „Založit dopravy“ a postupujte dle instrukcí.

Dále spárujte procesní stavy u těch, kde víte, že chcete propisovat údaje z Depoto Expedice zpět do e-shopu. Základní párování:

• „Přijatá“ = „Přijatá“,
• „Odeslaná / Expedovaná“ → „Zabaleno“,
• „Storno“ → „Zrušeno“.

Synchronizace faktur

Posledním krokem je vybrat způsob, jakým se mají / nemají spárovat faktury:

• Nesynchronizovat faktury – v tomto scénáři se neberou v potaz faktury v Depotu. Depoto vystaví fakturu spolu s výdejkou, tu ale nijak pro svou evidenci nepoužíváte – slouží pouze pro potřeby „Depoto flow“.
• Po vyskladnění v Depotu vystavit fakturu v Upgates – při expedici zásilky (přechod do procesního stavu „Zabaleno“, tedy v době vystavení výdejky) Depoto vystaví fakturu a pošle pokyn k vystavení faktury v Upgates. Depoto následně respektuje číslo faktury podle Upgates. Tento scénář je obecně doporučený pro většinu e-shopů.
• Po vyskladnění v Depotu nevystavovat fakturu v Upgates, naopak po vystavení v Upgates aktualizovat informace v Depotu – při expedici Depoto vystaví fakturu, ale nepošle pokyn k vystavení do Upgates. Když je faktura vystavená v Upgates, dojde k aktualizaci čísla faktury v Depotu. Scénář je vhodný pro ty, kdo vystavují faktury až po převzetí zákazníkem. V tomto případě doporučujeme vystavovat faktury na základě párování stavu „Doručeno“ v Depotu na váš stav v Upgates, který bude sloužit jako pomocný k vystavení faktury.

Pozor – číselné řady

V obou scénářích vystavení faktur se ctí číselná řada v Upgates. Pozor na fakt, že v Depotu nejde mít v číselné řadě písmena. Vycházíme z toho, že číselná řada má ze své logiky obsahovat pouze číslice.

Číselná řada se bere z Upgates ve všech případech – jak pro číslo objednávky, tak pro číslo faktury. Doporučujeme tedy před použitím Depoto doplňku změnit číselné řady tak, aby obsahovaly POUZE ČÍSLA. V opačném případě Depoto při importu dat vyhodí vše, co není číslo (písmena a znaky).

Po správném spárování nastavení uložte. Spárují se webhooky oběma směry – u nich se rozsvítí zelený symbol potvrzení.

Ruční úlohy

V horním menu máte možnost „Ruční úlohy“. Slouží k prvotnímu natažení dat, resp. k natažení vždy, když potřebujete poslat nějakou akci nad rámec běžné výměny dat.

1. Stažení produktů do Depota

V ručních úlohách klikněte na „Stáhnout produkty hromadně“, potvrďte a dojde k naplánování úlohy. Může trvat i desítky minut podle objemu dat a vytížení fronty úloh.

U úlohy Stáhnout produkty hromadně je potřeba zaškrtnout Skutečně stáhnout všechny produkty. Volba Vynutit update přepíše i údaje, které se u existujících produktů jinak nemění (například EAN), a volba Stáhnout i neaktivní produkty zahrne i neaktivní produkty.

2. Přepsat stav zásob dle Upgates

Tato úloha stáhne stav zásob dle Upgates do vybraného Depoto skladu. Dodavatele je nutné vybrat z důvodu příjmu – bude u zásob zadaný. Doporučujeme pro tento účel „prvního natažení“ v Depotu založit dodavatele se stejným názvem jako vaše firma.

Poznámka: tuto úlohu lze kdykoli opakovat. Je však nutné si uvědomit, že dojde k naskladnění chybějících kusů v Depotu, ale i k vyskladnění přebytků, což nemusí být vždy žádoucí.

Stavy úloh

Po vytvoření každé úlohy vidíte její stav, případně souhrnně ve frontě úloh:

• planned – naplánovaná, čekající úloha,
• running – právě se zpracovává; ve výstupu vidíte podrobný průběh, který si můžete obnovovat,
• completed – dokončená úloha bez chyb,
• failed – úloha skončila chybou; podrobné info ve výpisu.

Předpokladem pro správný import jsou unikátní EANy produktů. Pokud dojde k duplicitnímu EANu, ve výpisu úlohy najdete tuto informaci ve varování. Je proto vhodné si výstup úlohy přečíst.

Tipy

• Pro samostatný účet konektoru použijte unikátní jméno (např. konektor) – v auditních záznamech pak hned poznáte, co udělal člověk a co synchronizace.
• Před prvním importem ověřte, že v Upgates nemáte v číselných řadách písmena – po nasazení Depota by se objednávky a faktury s nečíselnými řadami nesynchronizovaly správně.
• Úloha „Přepsat stav zásob dle Upgates“ se hodí jen pro úvodní synchronizaci. Po nasazení už zásoby řiďte pouze v Depotu, jinak ztrácíte výhodu jednoho zdroje pravdy.

Související články

• FAQ: Nejčastější otázky k propojení s e-shopy
• Kontrola zásob produktu
• Jak funguje doplněk pro Upgates a jaká data synchronizuje